Nouveautés

Prenez note que ces nouveautés seront déployées le mardi 3 décembre 2019.

L'équipe de développement travaille depuis un certain temps à améliorer la comptabilité de l'application. Le but ultime était de pouvoir faire des états financiers avec une présentation par fonds et de pouvoir comptabiliser les dépenses pour chaque fonds. Après plusieurs mois de développement, sueur et de tests, nous annonçons que nous sommes prêts à déployer le tout.

Il est important de prendre le temps de lire les modifications apportées. Nous avons essayé de minimiser les interventions humaines. Par contre, quelques interventions seront nécessaires pour les immeubles qui ont actuellement plusieurs fonds d'administration / clés de répartition et aussi pour vous assurer que toutes les données ont été migrées correctement.

Liste de tâches à vérifier par le conseil d'administration / gestionnaire

1. Valider que tous les fonds sont présents et retirer les fonds inutiles

Lors de la migration des données, nous avons converti tous les comptes d'actifs nets en fonds d'administration. Assurez-vous que ça n'a pas créé de comptes indésirables (ex. : créé un fonds à partir d'un compte qui n'était plus utilisé). Si tel est le cas, nous vous invitons à supprimer / archiver ce fonds. Allez dans l'écran Financier => comptes et cliquez sur l'onglet Fonds. Pour archiver / supprimer un compte vous devrez cliquer sur la flèche de navigation au bout de la ligne et l'action disponible s'affichera dans le bouton actions. Attention, il y a plusieurs règles qui peuvent faire en sorte qu'un fonds ne puisse pas être supprimé, à ce moment il devrait être possible d'archiver le fonds.

2. Ajuster la charte de comptes pour la comptabilité par fonds

Attention: Nous vous recommandons d'effectuer ces changements en fin d'exercice financier. Il est toutefois possible d'effectuer ces changements en cours d'exercice, par contre, vous devrez annuler l'adoption de votre budget, le modifier et le réadopter ce qui pourrait vous causer des problèmes tout particulièrement avec des cas comme des stationnements appartenant au promoteur qui sont vendu en cours d'année à des copropriétaires.

Si vous faites une comptabilité avec plusieurs fonds d'administration, vous devrez réassigner vos comptes aux bons fonds. Si vous n'êtes pas certain d'avoir ou non plusieurs fonds pour votre syndicat, nous vous invitons à écrire à support@upperbee.com pour que l'on vous assiste. Un signe que vous aviez plusieurs fonds d'administration est que votre charte de compte a été dupliquée pour chaque fonds (c'était la seule façon de gérer ceci auparavant) exemple: 

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir que notre charte de compte avait été dupliquée pour chaque fonds, mais lors de la migration des données, les deux comptes de dépenses ont été assignés au fonds d'administration 01 (celui créé par défaut par le système). En regardant de plus près l'état financier, nous devrions avoir normalement 2 colonnes pour les fonds d'administration, mais le tout est seulement affiché dans une colonne:

Ce que l'on veut obtenir comme affichage dans l'état financier est quelque chose de similaire à ceci:

Pour arriver à ce résultat, vous devrez réaliser les deux étapes suivantes:

Méthode un compte à la fois

Étape 1 : Réassigner le compte "5101 - Stat. - Électricité" au fonds "Fonds administration - Stationnement". Le tout peut-être fait à partir de la liste des comptes (pour réassigner plusieurs comptes à la fois, ou individuellement à partir du détail d'un compte tel que montré ci-dessous:

Étape 2 : Mettre les deux comptes sous le même numéro de grand livre (GL)

Dans notre cas, nous voulons avoir un numéro de grand livre et un libellé de compte s'affichant ainsi: "5100 - Énergie - Électricité".

Modifier le compte "5100 - Énergie - Stat - Électricité" et renommez le libellé pour "Énergie - Électricité":

Par la suite, modifiez l'autre compte ("Énergie - Immeuble. - Électricité") et faites simplement changer le numéro de compte GL pour 5100, l'identifiant du compte devrait se changer automatiquement pour "Énergie - Électricité":

Méthode pour faire tous les compte à la fois

Vous pouvez utiliser l'import/export des comptes pour réassigner les comptes à d'autres fonds ou pour changer les GL de vos comptes:

3. Ajustements à votre budget

Attention: tel que mentionné précédemment, ces changements devraient se faire lors d'un changement d'exercice financier et non pas en plein milieu d'un exercice financier. Exemple, si votre période financière est du 1er octobre 2019 au 30 septembre 2020, vous pourrez effectuer ces changements à partir du 1er septembre 2020 puisque la dernière facturation de frais de condo a déjà eu lieu dans cet exercice financier. Vous pouvez réaliser aussi ces changements après la fin de l'exercice afin de présenter vos états financiers par fonds pour votre assemblée annuelle.

En modifiant votre charte de compte pour réassigner les comptes aux bons fonds, les dépenses dans votre budget iront dans les bonnes colonnes. Par contre, la composante contributions des copropriétaires ne sera pas impactée par ces changements. 

Nous vous recommandons fortement de ne pas faire de modifications aux budgets en cours et de faire les modifications dans votre nouveau budget pour votre nouvel exercice financier. Ex.: Votre période financière se termine le 30 novembre 2019, vous devrez faire les modifications à votre budget couvrant la période 1er déc. 2019 au 30 nov. 2020.

4. Ajuster les comptes que vous utilisez pour faire des paiements

Assurez-vous que les comptes dans lesquels vous pouvez faire des paiements sont configurés comme tel. Auparavant, tous les comptes d'actif et de passif étaient disponibles comme compte de paiement, avec la nouvelle version, ce ne sera plus possible. Vous devrez modifier le compte et cocher la case "Compte dans lequel on peut faire des paiements":

Suite à ces opérations, vous devriez voir ceci dans la liste des comptes : 

Et dans nos états financiers, nous avons la présentation souhaitée  :

Améliorations générales du visuel des pages dans la section financière

1. Le bouton de crayon ou de loupe a été remplacé par le bouton suivant dans toutes les listes : 
2. Les écrans dans la section financière sont maintenant "responsives", c'est-à-dire que le visuel s'adapte autant aux écrans les plus larges que les plus petits écrans comme les cellulaires. Exemple de la liste de factures sur un petit écran: 
3. Sur les appareils plus petits, le bouton actions, le bouton d'aide et les autres boutons sont contenus à l'intérieur d'un bouton de menu ("hamburger menu"): 
4. Les icônes ont été uniformisées (tous le même ton et même couleur) et des icônes ont été ajoutées sur tous les boutons. De plus, lorsque l'écran devient plus restreint en largeur (comme sur les appareils mobiles), le texte est caché et le bouton contient juste l'icône exemple sur un écran large: versus un petit écran (cellulaire):
5. La taille des titres dans les listes a été augmentée :
6. Dans les pages "Sommaire", une recherche a été ajoutée et vous permet de chercher les fonctionnalités par mot clé :
7. Les menus déroulants de sélection des comptes ont été uniformisés et contiennent maintenant plus une colonne avec le fonds et le descriptif de l'usage du compte (qui a été configuré dans le compte) : 
8. Ajout d'une option pour cacher les filtres. Certains écrans ont beaucoup de filtres, ce qui prend énormément d'espace dans l'écran, avec cette fonctionnalité, il sera possible de cacher / afficher les filtres au besoin. Prenez note que l'état du filtre est sauvegardé par écran. Donc si vous fermez le filtre dans l'écran messages et requêtes et que vous quitter l'écran et vous revenez, le filtre restera fermé.

Explication des changements apportés aux comptes

Ajout de nouveaux concepts dans les comptes

Dans le nouvel écran de comptes, il est possible de gérer les comptes, les groupements, les fonds et les à recevoir.

Un compte est désormais lié en permanence à un fonds, un grand livre (GL), un groupement et un "à recevoir". 

Fonds : Un fonds peut-être de nature de fonds administration ou de nature fonds de prévoyance. Attention, le terme fonds de prévoyance signifie l'accumulation de somme pour être utilisé plus tard, avec cette définition, un fonds d'autoassurance, un fonds de réserve sont aussi considérés comme des fonds de prévoyance.

GL : Le GL est attaché au nom du compte et son numéro. Il est possible d'avoir deux comptes utilisant le même GL (nom et numéro) si ces comptes sont liés à deux fonds distincts. 

Groupement : Ceci permet de grouper les comptes de même nature dans les états financiers et dans le budget. Par exemple vous pourriez définir un Groupement "Entretien" et y associer tous vos comptes d'entretien.

À recevoir : (utilisé juste pour les comptes à recevoir). Comme vous le savez, le système crée deux comptes par propriétaire. Un compte de frais de condo et un autre d'autres frais. Il est maintenant possible d'ajouter de nouveaux comptes afin d'isoler certaines transactions, par exemple des dépôts de sécurité. 

Ce qui est important de comprendre c'est comment ces nouveaux éléments ont une répercussion sur l'affichage de l'état financier. Chaque colonne est un fonds, chaque rangée est un GL et chaque intersection entre le fonds et le GL est un compte dans lequel vous pouvez effectuer des transactions.

Voici un exemple de groupement où toutes les dépenses de nature administratives ont été groupées sous un groupement appelé "Administration". Attention, vous devez avoir des groupements pour tous les comptes à votre état financier, sinon les comptes non liés à des groupements vont s'afficher sous le groupement "Autre". Les mêmes groupements sont aussi utilisés dans les budgets.

Réassigner un compte à un autre fonds

Il est possible de réassigner un compte à un autre fonds, directement à partir de la liste de compte. Ceci fait seulement réassigner le compte et son contenu (transactions) à un autre fonds, aucun nouveau compte n'est créé.

ou dans l'écran de modification d'un compte

Réassigner un compte à un autre groupement

Le tout peut-être fait en modifiant un compte ou directement à partir de la liste des comptes si vous avez plusieurs comptes à réassigner en même temps.

Créer un NOUVEAU compte assigné à un fonds

Lors de la création ou lors de la modification d'un fonds, vous avez la possibilité de sélectionner quels seront les GL pour lesquels ont doit créer des comptes pour ce fonds:

Ceci aura pour effet de créer un nouveau fonds et de créer un nouveau compte pour chaque case cochée à l'étape précédente

La comptabilité n'est plus créée immédiatement lors de la création d'un syndicat

Il arrive que lors de la création du portail, vous n'ayez pas tous les détails en main (date de début de l'exercice financier). Il sera maintenant possible de créer un syndicat sans comptabilité et d'activer la comptabilité plus tard quand vous aurez l'information en main. Tous les menus financiers seront toujours visibles, par contre, vous serez amené immédiatement dans la configuration lorsque vous tenterez d'accéder à ces pages.

États financiers avec affichage par fonds

Voici un exemple avec 2 fonds d'administration, chacun générant son propre résultat net. 

Attention, pour les fonds de prévoyance, vu que le système comptable utilise la méthode du report, aucune colonne ne s'affichera dans l'état des résultats tant que vous n'aurez pas dépensé de l'argent de votre fonds de prévoyance puisque la méthode du report reporte les sommes au bilan jusqu'à leur utilisation.

Voici un exemple avec une dépense touchant le fonds de prévoyance. Il est maintenant possible de créer des comptes de dépenses et de les associer, à n'importe quel fonds, que ce soit un fonds de prévoyance ou un fonds d'administration.

Ajout d'un export - Balance de vérification

Certains vérificateurs demandent ce type de rapport quand vient le temps de faire vérifier les états financiers du syndicat. L'export est maintenant disponible dans la page sommaire du menu financier. Il permet d'exporter le solde créditeur et débiteur de chaque compte ainsi que le type de chacun des comptes.

Amélioration aux comptes à payer

1. L'âge des comptes à payer avait quelques problèmes avec les crédits de facture et le rapport ne balançait pas toujours, ceci est chose du passé. De plus, il est maintenant possible d'annexer la liste des comptes à payer lorsque l'on exporte l'état financier: Note : Attention si vous avez fait des écritures manuellement dans les comptes à payer, ceux-ci ne seront pas pris en charge dans le rapport.
2. Auparavant, lorsque l'on comptabilisait une facture à payer, le compte utilisé était un compte générique appelé "2000 - Comptes à payer". Avec la mise à jour, le compte utilisé pour comptabiliser les comptes à payer sera celui du fournisseur. À l'état financier vous ne constaterez aucun changement puisque tout apparaîtra sous la même ligne sous le poste 2000 - Comptes à payer.

Modifications au budget

Voici le nouvel écran permettant de créer le budget:

1. Dans la barre de boutons, vous pouvez ajouter des postes de dépenses, ajouter des revenus ou des contributions. Un revenu vient diminuer l'impact d'une dépense, ex.: revenus de location de salle tandis qu'une contribution est le montant qui est facturé aux copropriétaires. Vous pouvez aussi afficher ou masquer certains fonds (colonne) de l'affichage.
2. Vous pouvez cocher la case afin de voir les descriptions qui ont été saisies. 
3. Tel que mentionné précédemment, la contribution des propriétaires est ce qui sera facturé aux copropriétaires. Auparavant, cette contribution découlait de la somme des dépenses budgétées, nous forçant à avoir un budget avec un résultat net de 0 maintenant la composante contributions des copropriétaires et dépenses n'est plus liée, vous permettant de faire des budgets déficitaires (ça ne devrait pas arriver, mais c'est toujours possible si vous aviez un surplus accumulé).
4. Pour modifier les montants, il suffit de cliquer sur les montants dans l'affichage. Si vous désirez aller en modification avancée, vous pouvez cliquer sur l'icône de crayon qui s'affichera lorsque votre curseur sera au-dessus d'une cellule : 
5. Le coin de chaque cellule sera mis en bleu lorsqu'une description est configuré dans le budget pour le compte ou que l'usage a été configuré dans la configuration du compte.

Modification à la facturation des frais de condo

Étant donné que les frais de condo seront facturés à partir des contributions des copropriétaires et non des dépenses comme auparavant, la facturation des frais de condo a été complètement refaite et simplifiée.

Note : Pour tous les budgets existants ou en cours, la facturation des frais de condo se fera avec la méthode de calcul actuel. Pour les nouveaux budgets qui seront adoptés, la facturation se fera à partir des contributions. Ceci a été fait dans le budget de ne pas créer de problèmes d'arrondi dans les comptes des copropriétaires.

Modifications à l'analyse budgétaire

1. On peut maintenant créer une analyse budgétaire à une date donnée et lorsque l'on crée une analyse budgétaire, les chiffres du réel sont copiés dans l'analyse budgétaire. Donc, même si des modifications ont lieu dans la comptabilité après que l'analyse soit créée, ceux-ci n'affecteront pas votre analyse.
2. Il sera possible de faire une analyse budgétaire de n'importe quel type de fonds (fonds d'administration ou fonds de prévoyance). L'analyse budgétaire a été modifiée afin d'avoir un tableau des revenus et dépenses pour chaque fonds. 
3. Les revenus de contribution des copropriétaires sont maintenant inclus dans les revenus de l'analyse budgétaire étant donné que ces montants sont maintenant budgétés.
4. L'analyse budgétaire inclura les budgets spéciaux.

Modifications aux chartes de comptes

1. Il sera possible de créer des fonds et des comptes dans l'écran de configuration de la charte de compte par défaut d'une compagnie de gestion. 
2. Il est possible lors la création des comptes dans la charte de compte par défaut dans la compagnie de lier ces comptes à un groupement.
3. Dans l'écran d'activation des compte dans les syndicats, il sera maintenant possible de sélectionner le fonds dans lequel le compte doit être activé:

Modifications aux comptes à recevoir des copropriétaires

1. L'écran "Suivi des frais de condo" a été renommé en "Comptes à recevoir"
2. L'écran des comptes à recevoir affiche les autres comptes à recevoir qui ont été créés pour les copropriétaires. Dans le cas ci-dessous, un à recevoir "Sinistre" a été créé afin d'isoler ces charges dans un compte distinct. Attention aux clients gestionnaires qui utilisent le module de recouvrement, le recouvrement prend seulement en compte les comptes de frais de condo et d'autres frais.:
3. L'export des états de compte est maintenant configurable, vous pouvez sélectionner les transactions que vous voulez voir à l'intérieur :
4. Améliorer l'outil de transfert de solde à l'intérieur d'un compte à recevoir:
5. Nous avons ajouté la possibilité de catégoriser un compte à recevoir comme étant un compte de dépôt. Lorsque cette option est activée, le solde de ce compte ainsi que les transactions sont exclus de l'état de compte du propriétaire. Cette fonctionnalité peut-être utile par certains syndicats qui demandent un dépôt de sécurité aux propriétaires louant leur condo par exemple. Le tout peut-être configuré lors de la création du compte à recevoir : 

Modifications aux dépôts

Les deux principales options dans les dépôts (ajout d'un paiement ou créer un dépôt), on été mis en évidence dans la page :

Le bouton "Ajouter un paiement" permet de saisir tous les types de paiements :

Modifications au publipostage

1. Améliorer le visuel et la navigation à travers les différentes étapes
2. Ajout de nouveaux champs dans les modèles de texte du publipostage pour supporter les autres comptes à recevoir qui ont été créés pour les propriétaires :