Création du bilan d'ouverture

La création du bilan d'ouverture dans l'application est la première chose à faire lorsque démarrez votre comptabilité. Il s'agit de la saisie des soldes de tous les comptes de bilan au premier jour de votre comptabilité dans le système.

TABLE DES MATIÈRES

• Avant de commencer
• Où se trouve la fonction
• Ajouter les soldes des résidents
  • Ajout des soldes des comptes clients via import / export
  • Ajout des comptes des résidents et de fournisseurs
• Saisir votre bilan d'ouverture
• Foire aux questions

Avant de commencer

- Le registre des unités doit avoir été complété

- Le registre des fournisseurs actifs doit avoir été complété

- Si votre copropriété vient tout juste d'être créée et que vous partez avec des soldes à 0, ignorez cette étape.

- Validez que la période financière est conforme, si ce n'est pas le cas, demander que le changement soit fait au support@upperbee.com en indiquant le nom de la propriété et la bonne période.

- Ajoutez tous vos comptes et validez qu'ils sont présents dans le bilan d'ouverture.

- Ayez en main vos derniers états financiers avec le bilan. Sinon, ayez votre solde de banque et les chèques en circulation à la date de votre bilan d'ouverture.

- Une licence Excel est requise pour l'import / export des données relatives aux comptes des résidents.

Où se trouve la fonction

1) Rendez-vous dans le menu COMPTABILITÉ , cliquez sur  TOUTES LES FONCTIONNALITÉS

2) Dans l'onglet PARAMÈTRES FINANCIERS, cliquez sur BILAN D'OUVERTURE

Ajouter les soldes des résidents

Si les résidents doivent des montants ou ont payé des sommes en trop au moment du bilan d'ouverture, il est important d'ajouter leurs comptes et d'indiquer ces sommes au bilan.

Ajout des soldes des comptes clients via import / export

1) Sous ACTIONS, cliquez sur IMPORT / EXPORT DES COMPTES CLIENTS

2) Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur TÉLÉCHARGER

3) Remplissez le fichier en ajoutant les sommes dues ou payées en trop par les résidents, un commentaire/explication au besoin, et sauvegardez la fiche. 

• Si un résident doit des sommes de la propriété, indiquez-les comme des montants positifs. 
• Si le résident a des sommes payées en trop (est en crédit), indiquez le chiffre en négatif (exemple : -400).

4) De retour au portail, cliquez sur SÉLECTIONNER, puis téléversez la fiche pour ajouter les données relatives aux comptes des résidents au bilan.

Ajout des comptes des résidents et de fournisseurs

1) Si des résidents ont des montants payés en trop ou doivent certaines sommes de la propriété, cliquez sur AJOUTER DES RECEVABLES OU FOURNISSEUR À LA LISTE.

2) Sélectionnez les comptes concernés, puis cliquez sur AJOUTER. Ensuite, vous pourrez ajouter les montants dus ou payés en trop lors de la saisie des données du bilan.

Saisir votre bilan d'ouverture

Le bilan d'ouverture est régi par la formule suivante :

ACTIF + COMPTES À RECEVOIR = PASSIF + ACTIF NET

• Si votre bilan d'ouverture est balancé, le compte-rendu en bas de page s'affichera en vert. 

• S'il y a un écart, celui-ci sera indiqué et le compte-rendu sera en rouge. Tant que votre bilan d'ouverture n'est pas balancé, vous ne pourrez pas le publier.

1) Entrez vos montants en banque en date du bilan d'ouverture dans les comptes désignés.

2) Si nécessaire, entrez les sommes dues ou payées en trop pour tous les résidents. 

• Si un résident doit des sommes à la propriété, indiquez-les comme des montants positifs. 
• Si le résident a des sommes payées en trop (est en crédit), indiquez le chiffre en négatif (exemple : -400). 
• Une somme payée en trop sera un PASSIF alors qu'une somme due sera un ACTIF, ou tel qu'indiqué en bas de page, un COMPTE À RECEVOIR.

3) Si nécessaire, entrez les sommes dues ou payées en trop pour tous les fournisseurs concernés. 

• Si la propriété doit des sommes à un fournisseur, indiquez-les comme des montants positifs. 
• Si la propriété a payé des sommes en trop (est en crédit) au fournisseur, indiquez le chiffre en négatif (exemple : -400). 
• Une somme due sera un PASSIF alors qu'une somme payée en trop sera un ACTIF.
• Si vous n'avez pas le détail des sommes dues aux fournisseurs, vous pouvez les ajouter dans les comptes à payer généraux de la section PASSIF. Tant que votre première année n'est pas clôturée, vous pourrez toujours revenir et ajouter le détail

4) Indiquez le montant total affecté au fonds de prévoyance.

5) Indiquez ce qu'il reste dans vos comptes une fois que l'on y soustrait le passif dans la ligne NON AFFECTÉS.

• Ce montant est la somme des surplus/déficits engendrés par la propriété à travers les années. 
• Ce montant peut être positif ou négatif.Si le montant est négatif, envisagez un plan pour corriger la situation.

6) Une fois le bilan d'ouverture complété, appuyez sur PUBLIER LE BILAN D'OUVERTURE. 

• Le bilan peut être modifié jusqu'à la fermeture des premiers états financiers dans le logiciel.

Foire aux questions

Q : Si j'ai fait une erreur dans mon bilan d'ouverture, est-ce que je peux recommencer?

R : Oui. Vous pouvez mettre à jour votre bilan d'ouverture tant et aussi longtemps que votre premier exercice financier est ouvert. Ce n'est qu'une fois l'exercice fermé que le bilan deviendra intouchable. Notez aussi que les conciliations bancaires rendront le solde aux comptes bancaires conciliés intouchables.

Q : Quoi faire si je n'ai pas les montants spécifiques des sommes dues à chacun des fournisseurs?

R : Dans un tel cas, vous avez la possibilité d'entrer le montant total, ou la balance à déterminer, dans les COMPTES À PAYER généraux. Tant que votre exercice financier n'est pas clôturée, vous pourrez y revenir et faire la répartition de la charge entre les comptes des fournisseurs.

Q : Comment gérer les montants dus aux fournisseurs entrés dans le bilan d'ouverture?

R : En partant de la présomption que le montant dû à un fournisseur est déjà comptabilisé dans l'état des résultats en date du jour ou dans des états financiers passés, vous pouvez saisir ces factures et leurs paiements subséquents dans le portail. Pour renverser l'impact de la facture sur les états financiers courants (et ainsi éviter sa double comptabilisation), vous pourrez ensuite faire une écriture de journal créditant le compte de dépense auquel vous avez associé la facture, puis débitant le compte de fournisseur dans lequel vous avez entré le solde dû au bilan d'ouverture.

Q : Mon bilan contient des comptes intitulés "À recevoir du fonds de prévoyance", "À payer au fonds d'administration" et autres comptes du genre. Que faire?

R : De par la méthode comptable d'UpperBee (apports reportés), vous n'avez pas besoin d'inscrire ces montants puisque contrairement à d'autres systèmes, les contributions aux fonds sont directement affectées aux comptes des fonds de prévoyance. Dans votre bilan, les comptes d'actifs et de passifs intitulés de cette façon devraient être pour un montant équivalent. Par conséquent, vous pouvez "netter" ces montants, donc les ignorer complètement lors de la saisie de votre bilan. Le système pourra les rajouter par lui-même au bilan s'il y a une disparité justifiée entre l'actif et le passif de chacun des fonds.

Il est important de noter aussi qu'avant de faire la saisie de votre bilan d'ouverture, vous devez vous assurer que le bilan que vous avez en main soit complètement à jour, donc que les sommes réservées au fonds de prévoyance et tout autre fonds de réserve ont été reportés au compte de bilan approprié.