Comment gérer votre bibliothèque de documents

La bibliothèque de documents permet de regrouper tous les fichiers, documents, contrats et autres à un seul endroit, permettant de rendre l'information accessible aux copropriétaires et/ou aux futurs administrateurs.

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

• Rendez-vous dans le menu COLLABORATION
• Appuyez sur l'onglet DOCUMENTS

Vous pouvez agrandir l'une ou l'autre des sections du module en appuyant sur la barre et en la faisant glisser dans l'une ou l'autre des directions.

CONSULTER LA BIBLIOTHÈQUE DE DOCUMENTS

1) Dans le menu à gauche, accédez directement au dossier où se trouve le document à consulter. Pour n'afficher que les dossiers avec du contenu, décochez la case AFFICHER LES DOSSIERS VIDES.

2) À droite, appuyez sur le fichier que vous voulez consulter pour en télécharger une copie.

3) Vous pouvez faire une recherche par nom de document et également accéder aux documents archivés dans la barre de recherche.

AJOUTER UN DOCUMENT À LA BIBLIOTHÈQUE

1) À gauche, dans la section des dossiers, choisissez un emplacement pour le document dans votre bibliothèque.

2) À droite, glissez le document de votre ordinateur vers la case Déposez les fichiers à téléverser ici ou trouvez-le sur votre ordinateur en appuyant sur NOUVEAU DOCUMENT.

3) Ajoutez les documents, puis appuyez sur TÉLÉVERSER.

4) Ensuite Modifier les informations, en cliquant sur Actions ; Modifier.

MODIFIER UN FICHIER OU UN DOSSIER DE LA BIBLIOTHÈQUE

Vous pouvez modifier le nom, la description et la visibilité des fichiers ou des dossiers que vous avez créés à votre guise, sauf pour ceux créés par le système, puisqu’ils sont liés à d’autres fonctionnalités du système.

1) Appuyez sur l'icône d'options de l'élément à modifier.

2) Dans la nouvelle fenêtre, modifiez les champs, puis appuyez sur ENREGISTRER.

ENVOYER UN FICHIER DE LA BIBLIOTHÈQUE PAR COURRIEL

Il peut arriver qu'un notaire ou un assureur ait besoin de certains documents de votre bibliothèque. Vous pouvez leur faire parvenir par cet écran.

1) Sélectionnez le fichier à envoyer, puis appuyez sur le bouton d'envoi par courriel.

2) Dans la nouvelle fenêtre, ajoutez l'adresse courriel du destinataire, le sujet et le contenu du message, puis appuyez sur OK.

3) Le destinataire recevra un lien pour télécharger le fichier dans sa boîte de réception.

ARCHIVER UN DOCUMENT DE LA BIBLIOTHÈQUE

Vous pouvez archiver certains documents ayant été remplacés ou mis à jour (exemple : contrats, prime d'assurance, etc.). Cela permet de désencombrer l'interface de la bibliothèque de documents tout en les gardant dans le système.

1) Trouvez le document à archiver dans la bibliothèque, puis appuyez sur l'icône d'archivage.

2) Pour archiver plus d'un fichier, sélectionnez-les, puis appuyez sur l'icône d'archivage en haut ou en bas de la liste de documents.

3) Pour un archivage groupé, confirmez votre action en appuyant sur OUI.

4) Un document archivé n'apparaîtra plus dans la bibliothèque avec les filtres par défaut. Vous pouvez toutefois le consulter en allant dans la barre de recherche, puis en activant ce statut. Un document archivé sera indiqué avec un icône de boîte en surbrillance.

5) Vous pouvez rendre un document à nouveau actif en appuyant sur son icône d'archivage.

SUPPRIMER DES ÉLÉMENTS DE LA BIBLIOTHÈQUE

Il est possible de supprimer les fichiers ou dossiers, les faisant disparaître définitivement de la bibliothèque.

1) Appuyez sur l'icône de modification du fichier à supprimer.

2) Dans la nouvelle fenêtre, appuyez sur SUPPRIMER.

3) Confirmez votre action en appuyant sur OUI.

Note : Si vous supprimez un DOSSIER, son contenu ne sera pas supprimé. Les fichiers qu'il contenait seront réassignés à son dossier-parent.

QUESTIONS FRÉQUENTES

Q: Quelle est la limite de stockage de la bibliothèque?

R: Aucune limite n'est imposée à l'heure actuelle.

Q: Qui a accès à la bibliothèque de documents?

R: Toute personne ayant accès au portail peut accéder à la bibliothèque, par contre, selon la visibilité des dossiers et documents, seuls certains groupes pourront voir certaines informations.

Q: Un document public n'est pas accessible par les résidents. Est-ce normal?

R: Il se peut que oui. Si le dossier dans lequel le document est présent a un niveau de visibilité plus restreint, c'est le niveau de visibilité de ce dossier qui a préséance, peu importe le niveau de visibilité appliqué sur son contenu. Si un document doit être mis à la disposition des résidents, assurez-vous que le chemin pour arriver au document ait un niveau de visibilité qui permette à ces derniers d'y avoir accès.