Bâtir sa foire aux questions (FAQ)

Modifié le  Wed, 03 Jan 2024 sur 03:39 PM

La foire aux questions (FAQ) est la section regroupant certaines informations de la propriété pour les résidents, les administrateurs/propriétaires ainsi que les gestionnaires. Cela permet, entre autres :


- la consolidation des informations de base que les résidents pourraient demander par requête de service à un endroit (exemple : "quel est le mot de passe Wi-Fi du lobby?")

- l'ajout des informations importantes concernant la gestion et opération de la propriété  (exemple : "où se trouvent les clés des unités pour la tournée d'inspection alarme-incendie?")

- de bâtir une un registre des instructions et procédures particulières (exemple : "comment faire une demande d'approbation de travaux pour mon condo?")

- de faciliter la saisie et la recherche d'informations pertinentes.


Une FAQ bien bâtie peut permettre de réaliser beaucoup d'économies de temps à une équipe de gestion en termes de recherche et de diffusion d'informations cruciales.


TABLE DES MATIÈRES


AVANT DE COMMENCER

Ayez en main les informations pertinentes que vous voulez enregistrer dans le portail.


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de la propriété.

2) Dans le menu COLLABORATION, cliquez sur FAQ


AJOUTER UNE ENTRÉE À LA FAQ

1) Appuyez sur ACTIONS, puis choisissez l'option AJOUTER UNE QUESTION / RÉPONSE

2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs applicables avant de cliquez sur ENREGISTRER 

1Question / identifiant de l'information
2Réponse à la question et autres informations pertinentes liées à la question
3Catégorie de la question
4Choisissez s'il s'agit d'une question destinée au conseil d'administration, aux copropriétaires ou aux occupants
5S'il s'agit d'informations liées à un contrat d'entretien (exemple : numéro d'urgence pour la réparation de l'ascenseur), sélectionnez la catégorie du contrat
6Ajoutez les documents relatifs à la question


EXPORTER DES ENTRÉES DE LA FAQ

1) Sélectionnez les questions à exporter.

2) Sous le bouton ACTIONS, cliquez EXPORTER LES QUESTIONS SÉLECTIONNÉES dans le format désiré.


SIGNALER QU'UNE RÉPONSE DOIT ÊTRE MISE À JOUR

1) Rendez-vous dans la question à mettre à jour

2) Cliquez sur le bouton RÉPONSE DÉSUÈTE ?

3) Dans la nouvelle fenêtre, indiquez les éléments à corriger, puis appuyez sur OK

  • Une requête de service assignée au gestionnaire ou personnes responsables sera ensuite créée.


QUESTIONS FRÉQUENTES

Q: Qui peut consulter la FAQ?

R: Tout le monde a accès à la FAQ, mais seules certaines catégories de gens auront accès à certaines informations. Il est donc primordial de bien sélectionner le tout au moment de la création d'une FAQ pour éviter la transmission d'informations sensibles.


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