Comment facturer des charges spéciales aux résidents

Modifié le  Sat, 06 Jan 2024 sur 03:40 PM

Les charges spéciales correspondent aux montants facturés sporadiquement à un ou plusieurs résidents ne provenant pas des charges communes (frais de condo et cotisation spéciale). Cela peut comprendre, entre autres, les frais de déménagement, les travaux effectués dans un condo à la charge de son propriétaire (exemple : remplacement des détecteurs de fumée) contravention pour infraction, et autres.


TABLE DES MATIÈRES


AVANT DE COMMENCER

Pour faciliter l'application des charges spéciales, configurez les frais ponctuels, soit les charges spéciales les plus fréquentes, dans les paramètres de votre propriété.


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de la propriété

2) Dans le menu COMPTABILITÉ , cliquez sur CHARGES SPÉCIALES


  • Les filtres de recherche vous aideront à trouver les charges spéciales selon plusieurs critères, dont la description, la date de la charge, les comptes et le montant facturé. 
  • Il vous sera aussi possible de consulter les charges spéciales que vous aurez annulées, advenant que ce soit le cas.


AJOUTER UNE CHARGE SPÉCIALE

1) Sous le bouton ACTIONS, cliquez sur AJOUTER UNE CHARGE SPÉCIALE

2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs applicables

1S'il s'agit de frais ponctuels prédéfinis, choisissez-le dans le menu déroulant. Les champs obligatoires seront remplis selon les paramètres prédéfinis.
2Identifiant de la charge spéciale. L'identifiant sera visible dans l'état de compte du ou des résidents
3Date de facturation. Notez qu'il ne vous est pas possible de facturer une charge spéciale dans un exercice financier fermé ou qui n'est pas ouvert.
4Montant facturé
5Description de la charge (optionnel)
6Pièces jointes (optionnel) 
7Compte où comptabiliser les revenus à l'état des résultats
8Appuyez sur ce bouton pour sélectionner les comptes de résidents (autres frais) ou de fournisseurs auxquels appliquer la charge spéciale.

Note : Si vous sélectionnez plusieurs résidents, ceux-ci auront la même charge et la même note dans leur état de compte respectif. Si vous devez charger des montants différents à certains comptes, vous devrez créer des charges spéciales différentes.
9Pour notifier le résident de l'ajout de la charge spéciale à son compte, cochez la case NOTIFIER PAR COURRIEL, puis rédigez la communication.


3) S'il s'agit de la seule charge spéciale à saisir, cliquez sur ENREGISTRER. Pour continuer à ajouter des charges, cliquez sur ENREGISTRER ET AJOUTER NOUVEAU


CRÉDITER UNE CHARGE SPÉCIALE

  • Lorsque vous procédez à ces étapes, un crédit sera visible à l'état de compte du résident et au compte de revenus, permettant ainsi de garder une trace dans les comptes impliqués.

 

1) Rendez-vous dans la charge spéciale.

2) Sélectionnez le compte à créditer, puis sous ACTIONS, cliquez sur APPLIQUER UN CRÉDIT

3) Saisissez le montant à créditer, en totalité ou partiellement, puis cliquez sur OK

  • Le même crédit sera appliqué au(x) compte(s) sélectionné(s). 
  • Un crédit ne peut excéder le montant de la charge. 
  • Une fois un montant crédité, il sera impossible de modifier le montant de la charge.


ANNULER UNE CHARGE SPÉCIALE ET LA SUPPRIMER DE TOUS LES COMPTES

Si le conseil d'administration décide d'annuler une charge spéciale sur tous les comptes auxquels elle fut appliquée, il est possible d'annuler la charge complètement. Celle-ci disparaîtra de tous les états de compte et du compte de revenus, mais sera toujours présente dans la liste des charges spéciales avec le statut "Annulé".


Note : Si la charge spéciale n'est appliquée que sur un seul compte, vous devrez procéder ainsi pour la supprimer de ce compte.


1) Rendez-vous dans la charge spéciale.

 


2) Sélectionnez les comptes à créditer, puis sous ACTIONS, cliquez sur ANNULER


3) Dans la nouvelle fenêtre, confirmez votre action en cliquant sur OUI.


SUPPRIMER UNE CHARGE SPÉCIALE DE COMPTES SPÉCIFIQUES

1) Rendez-vous dans la charge spéciale.

2) Cliquez sur l'icône de suppression du compte auquel retirer la charge.


3) Confirmez votre action dans la nouvelle fenêtre en cliquant sur OUI

  • Une fois un compte supprimé de la charge spéciale, cette charge n'apparaîtra plus dans le compte.


QUESTIONS FRÉQUENTES

Q: Puis-je appliquer une charge spéciale sur n'importe quel compte?

R: Vous pouvez appliquer une charge spéciale sur le compte d'autres frais des résidents, ou sur un compte d'actif court terme. Il sera impossible d'appliquer une charge spéciale sur les comptes principaux (loyers et charges communes) des résidents. Pour appliquer une charge dans ces comptes, il est préférable de 

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