Comment bâtir et maintenir un carnet d'entretien

Modifié le  Mon, 12 Apr 2021 sur 05:13 PM

Le carnet d'entretien, nouvellement obligatoire pour les syndicats, permet de documenter les équipements (échangeur d'air, ascenseurs, système d'alarme-incendie, etc.) et les composantes (fenêtres, revêtement, etc.) de votre immeuble, d'ajouter les événements (entretien, inspection, etc.) en lien avec ces derniers, et prévoir une récurrence pour les différents entretiens de ces composantes.


AVANT DE COMMENCER

Ayez en main la liste des composantes de l'immeuble gérées par le syndicat.


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail du syndicat.

2) Dans le menu TECHNIQUE, sous l'onglet CARNET D'ENTRETIEN.

RECAP :

Technique > Carnet d'entretien


AJOUTER UNE COMPOSANTE/ÉQUIPEMENT

1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UNE CATÉGORIE DE COMPOSANTES.

2) Nommez la composante ou l'équipement, puis appuyez sur OK.

3) Répétez pour toutes les composantes et équipements.


AJOUTER UN ÉVÉNEMENT

Les événements servent à documenter les différents entretiens et inspections sur les composantes.


1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UN ÉVÉNEMENT.

2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs suivants :

ADate de l'événement.
BType d'événement (remplacement, maintenance, réparation, défaillance, ou inspection)
CChoisissez la composante pour laquelle l'événement a lieu parmi celles préalablement créées.
DTitre de l'événement.
EDescription, détails, informations pertinentes.
FFournisseur en charge de l'événement.
GPièces jointes (ex : certificat d'inspection, reçu, bon de travail, etc.) Maximum 5 pièces jointes.

Note : Si vous gérez le projet à partir d'une requête de service, il vous est possible de documenter le tout dans la requête, l'exporter en format PDF, puis l'ajouter comme pièce jointe à l'événement.

3) Appuyez sur ENREGISTRER.


AJOUTER UN ENTRETIEN PLANIFIÉ

Les entretiens planifiés permettent d'établir une récurrence pour certaines tâches en lien avec les composantes et équipements. Sans créer les événements, l'entretien permet de programmer des rappels à une période donnée et de générer automatiquement une requête de service en lien avec l'entretien.


1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UN ENTRETIEN PLANIFIÉ.

2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs suivants :

ANom de la tâche à effectuer de façon récurrente.
BComposante impliquée.
CDétail, descriptif de la tâche.
DDate de début de la tâche récurrente.
ERécurrence de la tâche (jamais, hebdomadaire, mensuelle, annuelle)
FCochez cette case pour générer automatiquement une requête de service pour la tâche.
GDélai en jours entre la création de la requête et la date prévue de la tâche.

3) Appuyez sur ENREGISTRER.


CONSULTER ET MODIFIER LES ENTRETIENS DES COMPOSANTES

1) Appuyez sur le nom de la composante à consulter.

2) Dans la page, les événements et entretiens planifiés de la composante seront répertoriés. De plus, les actions suivantes pourront être prises sur les éléments catégorisés.

APour ajouter un événement à partir de l'entretien planifié. Les informations de l'entretien seront utilisés dans les champs de l'événement.
BPour modifier l'entretien planifié.
CPour supprimer l'entretien planifié.
DPour modifier l'événement.
EPour supprimer l'événement.

3) Sous le bouton ACTIONS, les options suivantes sont disponibles :

APour ajouter un événement pour la composante.
BPour ajouter un entretien planifié pour la composante.
CPour télécharger une liste des événements de la composante en format Excel.
DPour renommer la composante.
EPour supprimer la composante.


AUTRES ACTIONS DU CARNET D'ENTRETIEN

A
Pour exporter les événements passés de toutes les composantes.
B
Pour exporter les événements à venir de toutes les composantes.


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