Documentation Zapier
Actions
Create Rental Lead
Prérequis :
L’utilisateur connecté doit :
Être associé à une compagnie locative; sinon, la liste déroulante Company sera vide et vous ne pourrez donc pas créer un Zap pour cette action.
Disposer de l’autorisation Gestion des candidats locataires → Gérer pour l’entreprise sélectionnée dans la liste déroulante. Dans le cas contraire, la création sera bloquée.
Pour modifier les autorisations d’un utilisateur, un gestionnaire doit accéder à la page de gestion des rôles d’accès de l’entreprise, puis créer ou modifier un rôle attribué à l’utilisateur en y ajoutant l’autorisation requise.
Description de l’action :
Lorsque vous créez un Zap pour cette action, un nouveau candidat de location sera créé pour la compagnie locative sélectionnée dans le Zap, à partir des informations fournies dans le Zap.
Pour consulter les candidats locataires créés pour la compagnie, vous devez accéder à la page Administration → Gestion de candidats locataires.
Spécifications des champs :
Full Name : Requis si aucune valeur n’est saisie dans First Name et Last Name.
First Name & Last Name : Requis si aucune valeur n’est saisie dans Full Name.
Email : Non requis.
Mobile : Non requis. Si le champ est rempli, le numéro doit être saisi sans caractères spéciaux ni espaces.
Note : Non requis.
Company : Requis. Il s’agit de la compagnie pour laquelle le candidat sera créé.
Property : Non requise. Vous devez d’abord sélectionner une entreprise pour pouvoir sélectionner une propriété. Si le champ est rempli, le candidat sera créé pour la propriété spécifiée.
Unit : Non requise. Vous devez d’abord sélectionner une propriété pour pouvoir sélectionner une unité. Si le champ est rempli, le candidat sera créé pour l’unité spécifiée.
External Id : Non requis. Ce champ est utilisé pour transmettre des données liées au candidat dans plusieurs de nos déclencheurs.
Send Notification Email To When Rental Lead Is Created : Non requis. Si le champ est rempli, un courriel de notification sera envoyé aux adresses indiquées dans ce champ. Les adresses doivent être saisies dans une seule chaîne de caractères, séparées par des points-virgules.
Ex: email1@email.com;email2@email.com;email3@email.com
Add Document
Prérequis :
L’utilisateur connecté doit :
Être associé à une compagnie qui a le module Réception de documents d’activé; sinon, la liste déroulante Company sera vide et vous ne pourrez donc pas créer un Zap pour cette action.
Disposer de l’autorisation Soumission et réception de documents→ Ajouter pour la compagnie sélectionnée dans la liste déroulante. Dans le cas contraire, la création sera bloquée.
Pour modifier les autorisations d’un utilisateur, un gestionnaire doit accéder à la page de gestion des rôles d’accès de l’entreprise, puis créer ou modifier un rôle attribué à l’utilisateur en y ajoutant l’autorisation requise.
Les documents peuvent seulement être créés pour des propriétés gérées par des compagnies qui ont le module Réception de documents d’activé.
Description de l’action :
Lorsque vous créez un Zap pour cette action, un nouveau document sera créé pour la propriété sélectionnée dans le Zap à partir des informations fournies dans le Zap. Pour consulter les documents créés pour la compagnie, vous devez accéder à la page via Comptabilité → Réception de documents.
Nous recommandons d’utiliser cette action avec un déclencheur de GetMyInvoices.
Spécifications des champs :
Property : Requis. Le document sera créé pour la compagnie gestionnaire de la propriété.
Document Name : Requis. Nom du document avec son extension.
Document Url : Requis. URL publique du document.
Déclencheurs
External Rental Lead's Rental Inquiry Completed
Prérequis :
L’utilisateur connecté doit :
Être associé à une compagnie locative; sinon, la liste déroulante Company sera vide et vous ne pourrez donc pas créer un Zap pour ce déclencheur.
Disposer de l’autorisation Enquête de prélocation → Téléchargement de rapports pour la compagnie sélectionnée dans la liste déroulante. Dans le cas contraire, l’abonnement au déclencheur sera bloqué.
Pour modifier les autorisations d’un utilisateur, un gestionnaire doit accéder à la page de gestion des rôles d’accès de l’entreprise, puis créer ou modifier un rôle attribué à l’utilisateur en y ajoutant l’autorisation requise.
Description du déclencheur :
Lorsque vous vous abonnez à ce déclencheur, vous recevrez des données d’UpperBee concernant les enquêtes de pré-location complétées pour des candidats locataires ayant un identifiant externe (voir Create Rental Lead).
Il est impératif que le candidat locataire soit créé à l’aide de notre action Create Rental Lead avec un identifiant externe fourni; toutes les autres enquêtes de pré-location complétées n’enverront aucune donnée à votre Zap.
Données envoyées à votre Zap :
External Id : Chaîne de caractères. L’identifiant externe fourni lors de Create Rental Lead.
Report Url : Chaîne de caractères. URL permettant de télécharger le rapport.
Credit Report Url: Chaîne de caractères. URL permettant de télécharger le rapport de crédit (si une enquête de crédit a été effectuée pour le candidat).
External Rental Lead's Lease Signed
Prérequis :
L’utilisateur connecté doit :
Être associé à une compagnie locative; sinon, la liste déroulante Company sera vide et vous ne pourrez donc pas créer un Zap pour ce déclencheur.
Disposer de l’autorisation Locataire → Consulter pour la compagnie sélectionnée dans la liste déroulante. Dans le cas contraire, l’abonnement au déclencheur sera bloqué.
Pour modifier les autorisations d’un utilisateur, un gestionnaire doit accéder à la page de gestion des rôles d’accès de l’entreprise, puis créer ou modifier un rôle attribué à l’utilisateur en y ajoutant l’autorisation requise.
Description du déclencheur :
Lorsque vous vous abonnez à ce déclencheur, vous recevrez des données d’UpperBee concernant les baux signés pour des candidats locataires ayant un identifiant externe (voir Create Rental Lead).
Il est impératif que le candidat locataire soit créé à l’aide de notre action Create Rental Lead avec un identifiant externe fourni ; tous les autres baux créés n’enverront aucune donnée à votre Zap.
Données du bail envoyées à votre Zap :
External Id : Chaîne de caractères. L’identifiant externe fourni lors de Create Rental Lead..
Unit Address : Chaîne de caractères. Adresse complète du bail.
Address Line 1 : Chaîne de caractères. Ligne 1 de l’adresse du bail.
Address Line 2 : Chaîne de caractères. Ligne 2 de l’adresse du bail.
City : Chaîne de caractères. Ville de l’adresse du bail.
State/Province : Chaîne de caractères. État ou province de l’adresse du bail.
Zip/Postal Code : Chaîne de caractères. Code postal de l’adresse du bail.
Tenants : Noms complets des locataires, séparés par des points-virgules s’il y a plusieurs locataires pour un même bail.
Rent Amount : Chaîne de caractères. Montant du loyer incluant les taxes et les frais supplémentaires.
Lease StartDate Iso8601: Date. Date de début du bail en UTC, formatée selon la norme ISO 8601.
Lease EndDate Iso8601 : Date. Date de fin du bail en UTC, formatée selon la norme ISO 8601.
Status: Chaîne de caractères. Statut du bail. La valeur sera «Signed» pour ce déclencheur.
External Rental Lead's Lease Ended
Prérequis :
L’utilisateur connecté doit :
Être associé à une compagnie locative; sinon, la liste déroulante Company sera vide et vous ne pourrez donc pas créer un Zap pour ce déclencheur.
Disposer de l’autorisation Locataire → Consulter pour la compagnie sélectionnée dans la liste déroulante. Dans le cas contraire, l’abonnement au déclencheur sera bloqué.
Pour modifier les autorisations d’un utilisateur, un gestionnaire doit accéder à la page de gestion des rôles d’accès de l’entreprise, puis créer ou modifier un rôle attribué à l’utilisateur en y ajoutant l’autorisation requise.
Description du déclencheur :
Lorsque vous vous abonnez à ce déclencheur, vous recevrez des données d’UpperBee concernant les baux terminés pour des candidats locataires ayant un identifiant externe (voir Create Rental Lead).
Il est impératif que le candidat locataire soit créé à l’aide de notre action Create Rental Lead avec un identifiant externe fourni ; tous les autres baux terminés n’enverront aucune donnée à votre Zap.
Données du bail envoyées à votre Zap :
External Id : Chaîne de caractères. L’identifiant externe fourni lors de Create Rental Lead..
Unit Address : Chaîne de caractères. Adresse complète du bail.
Address Line 1 : Chaîne de caractères. Ligne 1 de l’adresse du bail.
Address Line 2 : Chaîne de caractères. Ligne 2 de l’adresse du bail.
City : Chaîne de caractères. Ville de l’adresse du bail.
State/Province : Chaîne de caractères. État ou province de l’adresse du bail.
Zip/Postal Code : Chaîne de caractères. Code postal de l’adresse du bail.
Tenants : Noms complets des locataires, séparés par des points-virgules s’il y a plusieurs locataires pour un même bail.
Rent Amount : Chaîne de caractères. Montant du loyer incluant les taxes et les frais supplémentaires.
Lease StartDate Iso8601: Date. Date de début du bail en UTC, formatée selon la norme ISO 8601.
Lease EndDate Iso8601 : Date. Date de fin du bail en UTC, formatée selon la norme ISO 8601.
Status: Chaîne de caractères. Statut du bail. La valeur sera «Ended» pour ce déclencheur.
External Rental Lead's Lease Renewal Status Changed
Prérequis :
L’utilisateur connecté doit :
Être associé à une compagnie locative; sinon, la liste déroulante Company sera vide et vous ne pourrez donc pas créer un Zap pour ce déclencheur.
Disposer de l’autorisation Locataire → Consulter pour la compagnie sélectionnée dans la liste déroulante. Dans le cas contraire, l’abonnement au déclencheur sera bloqué.
Pour modifier les autorisations d’un utilisateur, un gestionnaire doit accéder à la page de gestion des rôles d’accès de l’entreprise, puis créer ou modifier un rôle attribué à l’utilisateur en y ajoutant l’autorisation requise.
Description du déclencheur :
Lorsque vous vous abonnez à ce déclencheur, vous recevrez des données d’UpperBee concernant des baux existants pour lesquels le statut de renouvellement du bail change, pour des candidats locataires ayant un identifiant externe (voir Create Rental Lead).
Il est impératif que le prospect de location soit créé à l’aide de notre action Create Rental Lead avec un identifiant externe fourni ; tous les autres baux dont le statut de renouvellement change n’enverront aucune donnée à votre Zap.
Données du bail envoyées à votre Zap :
External Id : Chaîne de caractères. L’identifiant externe fourni lors de Create Rental Lead..
Unit Address : Chaîne de caractères. Adresse complète du bail.
Address Line 1 : Chaîne de caractères. Ligne 1 de l’adresse du bail.
Address Line 2 : Chaîne de caractères. Ligne 2 de l’adresse du bail.
City : Chaîne de caractères. Ville de l’adresse du bail.
State/Province : Chaîne de caractères. État ou province de l’adresse du bail.
Zip/Postal Code : Chaîne de caractères. Code postal de l’adresse du bail.
Tenants : Noms complets des locataires, séparés par des points-virgules s’il y a plusieurs locataires pour un même bail.
Rent Amount : Chaîne de caractères. Montant du loyer incluant les taxes et les frais supplémentaires.
Lease StartDate Iso8601: Date. Date de début du bail en UTC, formatée selon la norme ISO 8601.
Lease EndDate Iso8601 : Date. Date de fin du bail en UTC, formatée selon la norme ISO 8601.
Status: Chaîne de caractères. Statut du renouvellement. Les valeurs possibles pour ce déclencheur sont «Accepted», «Rejected», «Canceled», «InDispute» ou «AutoRenewed».
Dans la plateforme UpperBee
Champ identifiant externe
Le champ Identifiant externe vous permet d'associer une référence externe unique à vos candidats locataires. Cet identifiant est particulièrement utile pour intégrer les candidats locataires avec des systèmes externes et les suivre à travers différentes plateformes.
Caractéristiques principales:
Longueur maximale de 50 caractères
Champ optionnel qui peut être laissé vide
S'affiche dans la page détail du candidat locataire lorsqu'il est fourni
Utilisé dans les déclencheurs Zapier pour identifier des candidats locataires spécifiques
Utilisation : Lors de la création ou de la modification d'un candidat locataire, vous pouvez fournir un identifiant externe qui sera stocké avec le candidat et affiché dans la section des informations de contact. Cet identifiant est essentiel pour les intégrations Zapier, car il permet aux déclencheurs d'envoyer des données liées à des candidats spécifiques vers vos systèmes externes. L’identifiant externe peut être ajouté en créant un candidat locataire ou peut être modifié lorsqu’on en édite un.
Liaison avec les enquêtes de prélocation
UpperBee prend maintenant en charge la liaison des enquêtes de prélocation existantes avec les candidats locataires, créant une connexion transparente entre la gestion des prospects et le processus d'enquête.
Actions disponibles:
Lier à une enquête existante : Connecter un candidat locataire à une enquête de prélocation existante pour la même propriété et unité
Créer une nouvelle enquête : Générer une nouvelle enquête de prélocation directement depuis le candidat locataire avec les informations préremplies
Voir l'enquête liée : Naviguer directement vers l'enquête de prélocation associée
Dissocier l'enquête : Supprimer la connexion entre le candidat locataire et l'enquête
Prérequis pour la liaison:
Le candidat locataire doit avoir le statut Actif
Le candidat locataire doit avoir une propriété et une unité assignées
L'enquête cible doit être pour la même propriété et unité
L'enquête ne peut pas déjà être liée à un autre candidat locataire
Liaison automatique : Lors de la liaison d'une enquête de prélocation qui est déjà associée à un bail, le bail sera également automatiquement lié au candidat locataire, assurant la cohérence des données à travers tous les enregistrements liés.
Liaison avec les baux
La fonctionnalité de liaison des baux permet aux gestionnaires immobiliers de connecter les candidats locataires avec des baux existants ou nouveaux, offrant une visibilité complète sur le cycle de vie des locataires.
Actions disponibles:
Lier à un bail existant : Connecter un candidat locataire à un bail actuel ou à venir existant
Créer un nouveau bail : Générer un nouveau bail directement depuis le candidat locataire avec les informations du locataire préremplies
Voir le bail lié : Naviguer directement vers le bail associé
Dissocier le bail : Supprimer la connexion entre le candidat locataire et le bail
Prérequis pour la liaison:
Le candidat locataire doit avoir le statut Actif
Le candidat locataire doit avoir une propriété et une unité assignées
Le bail cible doit avoir le statut Actuel ou À venir
Le bail ne peut pas déjà être lié à un autre candidat locataire
Si une enquête de prélocation et un bail sont tous deux liés, ils doivent être cohérents entre eux
Protection des données :
Lorsqu'un candidat locataire est lié à une enquête de prélocation ou à un bail, les champs propriété et unité deviennent en lecture seule dans le formulaire d'édition pour maintenir l'intégrité des données et éviter les conflits.
Si nous avons un candidat locataire qui est lié à un bail et que nous tentons de lier une enquête de prélocation qui elle est lié à un bail différent, le système retournera une erreur et bloqueras l'action.
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