Meeting - Guide du participant

Modifié le Lun, 31 Juill., 2023 à 10:18 H

Dans le présent document, le masculin est utilisé afin d'alléger le texte et comprend le féminin lorsque le contexte l'indique. Le même principe est applicable à l’utilisation du singulier et du pluriel

Toutes les marques et logos cités dans le présent document appartiennent à leurs propriétaires respectifs.

TABLE DES MATIÈRES

Configurations supportées
Assister à une réunion MEETING
Les réunions MEETING

Configurations supportées

Navigateurs web et systèmes d’exploitation

MEETING supporte les plus récents et populaires systèmes d’exploitation et navigateurs en utilisation aujourd’hui.

Ordinateurs

En version ordinateur, MEETING supporte Google Chrome, Mozilla Firefox, Micrisoft Edge et Safari d’Apple, et ce, selon l’ordinateur utilisé. Le navigateur Microsoft Internet Explorer n’est pas supporté.

Appareils mobiles iOS^MD

Sur iPhone ou iPad, seul Safari d’Apple est supporté.

Appareils mobiles Android^MD

À partir d’un téléphone intelligent ou d’une tablette Android, Chrome de Google est supporté.

Si vous accédez à la réunion à partir d’un appareil mobile ou d’une tablette, ClickMeeting^MD, vous demandera de télécharger son application officielle.

Il est possible de suivre l'assemblée avec l'application mobile. Par contre, gardez votre navigateur ouvert afin d'y retourner lorsque vient le temps de lever la main et inscrire votre vote.

Il est recommandé d’éviter d’ouvrir d’autres logiciels en même temps que vous avez une session de réunion MEETING active, surtout des logiciels qui pourraient demander d’utiliser des ressources telles que votre microphone ou webcam. Il est également important de ne pas lancer un autre logiciel de téléconférence lorsqu’une session de réunion MEETING est active puisque cela risque d’occasionner des conflits et d’entraîner l’interruption du son et/ou de la vidéo.

Également, veuillez noter que certaines mises à jour système peuvent bloquer la caméra et le microphone dans les paramètres système. Dans ce cas, ces périphériques ne s’activent pas, même si tous les autres paramètres sont corrects. Voici comment débloquer la caméra et le microphone (source).

Tester le son, le micro et la caméra

Nous vous invitons fortement à tester vos composantes technologiques avant la réunion.

Pour le faire, vous pouvez cliquer sur le lien suivant: LIEN VERS LE TEST DE CONNEXION

Si vous avez des enjeux, suivez les instructions indiquées sur la page de test pour corriger la situation.
Si vous pensez avoir des problématiques et que vous êtes incapable de les résoudre, nous vous invitons à vous connecter à la réunion 15 minutes avant le début et nous pourrons tenter de vous aider via le ''chat'' ou en vous guidant verbalement.

IMPORTANT : Pour retourner à la page vous permettant d’entrer votre code d’accès privé, vous devez cliquer sur le bouton ‘’Retour’’ qui se situe dans le haut de l’écran. Ne pas utiliser le bouton ‘’nous rejoindre maintenant’’, car il ne vous permettra pas d’accéder à la réunion.

Assister à une réunion MEETING

Courriels d’invitation

L’administrateur du portail MEETING de votre copropriété fera parvenir à chaque participant (propriétaire) un courriel privé les invitants à une réunion virtuelle MEETING. Ce courriel personnalisé et confidentiel inclura obligatoirement le nom de la réunion, la date et l’heure de sa tenue, votre nom, votre adresse courriel, un code d’accès privé et unique ainsi qu’un lien vers la réunion.

Vous trouverez ci-après un exemple de courriel d’invitation envoyé à partir de la plateforme MEETING.

Codes d’accès privés

Comme indiqué à la section précédente, chacun des participants recevra de la copropriété un courriel d’invitation contenant, entre autres, un code d’accès privé. Ce code est unique à chaque participant, il est donc important de ne pas transférer ce courriel d’invitation à une autre personne, puisque cette dernière pourra participer à la réunion en votre nom.

1) Lorsque vous naviguez sur le lien menant à votre réunion contenu dans votre courriel d’invitation, vous serez dirigé vers la page principale de MEETING.

2) Sélectionnez l’option « Assister à une réunion » et une page vous demandant d’entrer votre code d’accès privé s’affichera. Réalisez ensuite les étapes comme suit afin d’être dirigé vers votre salle de réunion MEETING :

Testez la compatibilité de votre navigateur internet, de votre caméra et de votre micro
Saisissez votre code d’accès privé reçu par courriel à l’endroit indiqué.

Quorum et décompte des votes

MEETING compile automatiquement le quorum de votre réunion lorsque les participants entrent leur code d’accès unique et confidentiel afin d’accéder à la salle de réunion virtuelle. Vous n’avez donc aucune action à prendre.

Advenant, qu’un participant ait été identifié comme ayant perdu son droit de vote par l’administrateur du portail, la quote-part d’un tel participant ne sera pas prise en compte lors de l’établissement du quorum ou du décompte des votes.

Les réunions MEETING

La salle de réunion virtuelle

Lorsque vous entrez dans la salle de réunion, vous accéderez à la page suivante :

Dans cette page vous trouverez plusieurs informations qui vous seront utiles, et vous aurez également accès à plusieurs fonctionnalités.

Si la réunion n’est pas commencée, un écran affichant le temps restant avant le début de la réunion sera affiché. Cet écran sera remplacé par la portion téléconférence de la réunion lorsque la réunion débutera.

Mes fractions et procurations

Dans la partie supérieure de la page, vous retrouverez les informations concernant vos fractions et le total des quotes-parts y étant liées, ainsi que le total des quotes-parts rattachées aux procurations qui vous ont été données, le cas échéant.

L’ordre du jour

L’ordre du jour de votre réunion se situe au bas de l’écran de vidéo dans le site web de la réunion. Les différents sujets seront numérotés pour faciliter votre navigation. Lorsqu’un vote est associé à un sujet de l’ordre du jour, il y aura une icône à droite du sujet.

Vous pourrez également cliquer sur la flèche complètement à droite d’un sujet afin d’ouvrir une boite sous celui-ci vous donnant plus de détails par rapport à la proposition qui sera discutée.

Finalement, notez que le résultat de chacun des votes réalisés à l’aide du système de vote de MEETING s’affichera dans l’ordre du jour.

Note: Il est possible que l’animateur de la réunion n’ait pas inclus un ordre du jour, par exemple si aucun vote n’était requis. Dans un tel cas, aucun ordre du jour ne sera affiché. Sachez que seul un vote requiert obligatoirement que soit inscrit un point à l’ordre du jour.

La vidéoconférence

Lorsque vous accédez à la salle de réunion virtuelle, vous remarquerez qu’une partie importante de la page est consacrée à la portion vidéo. MEETING utilise ClickMeeting comme outil de téléconférence.

Voici les faits saillants :

Il vous permettra de changer la langue des éléments de la section de vidéoconférence. Même si vous changez la langue du site web de MEETING, vous devrez également aller changer la langue de la portion vidéoconférence.
Il s’agit de l’icône pour passer en mode plein écran. Il faut savoir que vous devrez toujours sortir du mode plein écran si vous voulez être en mesure de voir la boîte vous permettant de voter lorsque nous sommes rendu à l’étape de prendre un vote.
Pour écrire dans le ‘’chat’’
Ne pas utiliser cet icone de main pour lever la main, mais plutôt celle dans l’encadré turquoise qui se situe à droite de la section de vidéoconférence, car cela permettra à l’animateur de savoir dans quel ordre les copropriétaires lèveront la main et cela permettra également à tous de voir qui a la main levée.
Lorsque l’animateur débloque votre micro et votre caméra, vous devrez l’activer de votre côté en cliquant sur les icônes en rouge. Ceux-ci deviendront alors de couleur verte et vous serez en mesure de prendre la parole. Il est impossible pour un animateur d’activer votre microphone ou votre webcam à votre insu.

IMPORTANT : La première fois qu'un animateur vous donne accès à l'activation du micro et de la caméra, vous serez invité à donner accès au système à ces appareils, puis à choisir quels appareils vous désirez utiliser pour interagir lors de l'assemblée. Les activations subséquentes ne vous demanderont plus de sélectionner les appareils.

Lever la main

Vous trouverez dans la portion gauche de l’écran (sous la portion vidéo dans le cas d’un téléphone intelligent) la fonction de main levée de MEETING. Ne pas utiliser la main levée située à même la section clavardage de ClickMeeting.

Si vous désirez poser une question simplement, appuyez sur le bouton « Lever la main » en turquoise dans la section à droite de l’outil de vidéoconférence et votre nom apparaîtra dans la liste des mains levées.

Seul un animateur de la réunion peut vous octroyer le droit de parole lors de la réunion (voir la section "La vidéoconférence"), car il doit débloquer votre micro et caméra pour que vous puissiez ensuite l’activer de votre côté.

Vous pouvez vous-même baisser la main en cliquant sur l’icône "X" ou l’animateur pourra baisser votre main une fois que vous avez terminé votre intervention.

Clavarder

L’outil de clavardage (‘’chat’’) se situe dans la section inférieure droite de l’outil de vidéoconférence.

Vous remarquerez un chevron gris du côté droit de la section vidéo de MEETING. Si vous cliquez sur le chevron en question, l’image de la téléconférence sera réduite et vous aurez accès à la fonction de clavardage (‘’chat’’) de MEETING.
Zone où vous devez inscrire votre message.

Puisqu’un grand volume d’échange peut survenir lors d’une réunion, il est recommandé de limiter au minimum les messages envoyés à l’aide de la fonction de clavardage.

Seul un animateur peut lancer une session de clavardage privée, où seulement vous et les animateurs aurez accès. Dans un tel cas, vos échanges ne seront pas vus par les autres participants.

ATTENTION. L’animateur de votre réunion peut désactiver la fonction de clavardage de votre réunion ou vous retirer l’accès. Il est donc possible que cette fonction ne vous soit pas accessible.