Comment traiter une facture et/ou un crédit

Modifié le  Fri, 03 Nov 2023 sur 01:19 PM

Le traitement des factures et des crédits dans le portail est une étape essentielle à la tenue de livre, pour comptabiliser les dépenses et émettre les paiements aux fournisseurs.


TABLE DES MATIÈRES


AVANT DE COMMENCER

- Configurer le Registre des fournisseurs : les factures et paiements doivent être associés à un fournisseur.

- Configurer la charte de comptes : Pour associer le paiement à la catégorie de dépense appropriée.

 

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

Rendez-vous dans le menu COMPTABILITÉ, sous FACTURES & CRÉDITS


SAISIR ET PAYER UNE FACTURE

1) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis cliquez sur AJOUTER UNE FACTURE


2) Entrez les informations nécessaires avant de cliquer sur ENREGISTRER 

1Date inscrite sur la facture
2Période couverte par la facture dans le cas d'un service (ex : électricité, téléphone, etc)
3Numéro de facture ou mots-clés permettant d'identifier la facture (ex : assurances mai 2019)
4Si applicable, indiquez si la facture est partagée entre votre propriété et une autre tierce partie
5Personne ou compagnie payée
6Compte/catégorie de dépense
7Courte description de la facture
8Montant de la dépense par compte


3) Suite à l'enregistrement de votre facture, vous serez redirigé vers l'écran de paiement avec la possibilité d'ajouter des fichiers


4) Dans la section PAIEMENTS, remplissez les informations applicables

1Date d'émission du paiement
2
  • Chèque
  • Débit pré-autorisé
  • Comptant
  • Carte de crédit
  • Transfert bancaire
  • Autre
3Montant payé
  • Vous pouvez régler la facture en plusieurs versements en appuyant sur AJOUTER UN PAIEMENT.
  • Le montant total des paiements ne peut excéder le total de la facture.
4Numéro du chèque
5Le compte utilisé pour payer la facture
  • Le montant disponible sera affiché en vert après le nom du compte
6Ligne de description du paiement (chèque seulement)


5) Si une partie ou la totalité de la facture a été défrayée par un résident (exemple : jetons de présence, honoraires des administrateurs, etc.), appuyez sur CRÉDITER UN COMPTE A RECEVOIR (AVANCÉ)


6) Une fois les informations configurées, appuyez sur ENREGISTRER LES PAIEMENTS.


AJOUTER UNE NOTE DE CRÉDIT

  • Les notes de crédit que vous saisissez dans le système peuvent être appliquées à des factures afin de diminuer le paiement.


1) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis cliquez sur AJOUTER UNE NOTE DE CRÉDIT


2) Remplissez les champs requis avant de cliquer sur ENREGISTRER 

AJour d'émission de la note de crédit
2Numéro ou identifiant
3Émetteur de la note de crédit
4Compte de dépenses où le crédit est applicable
  • Si plusieurs crédits sont appliqués, appuyez sur AJOUTER UNE NOUVELLE LIGNE autant de fois que nécessaire.
5Facultatif
6À combien s'élève la note de crédit

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