Comment créer le registre des résidents

Modifié le  Fri, 06 Oct 2023 sur 10:27 AM

Ajouter les résidents permet de bâtir le registre légal de la propriété. Une fois bâti, chaque groupe de résidents possède un dossier dans lequel peuvent être conciliées leurs coordonnées et autres informations. De plus, cette étape est essentielle afin de permettre aux résidents de s'enregistrer au portail.


TABLE DES MATIÈRES


AVANT DE COMMENCER

- Ayez en main le registre des résidents

- Il est aussi préférable d'avoir lié les unités avant de créer les résidents

- Excel est requis pour la méthode par import / export


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Entrez dans le portail de votre propriété

2) Sous le menu REGISTRES, cliquez sur RÉSIDENTS


Note : Par défaut, les unités qui ne sont pas assignées à un résident appartiennent au promoteur.


AJOUTER LES RÉSIDENTS AU REGISTRE


MÉTHODE PAR IMPORT / EXPORT

1) Sous le bouton ACTIONS, cliquez sur IMPORT / EXPORT DES COPROPRIÉTAIRES

2) Une fenêtre s’ouvrira, suivez les étapes indiquées.

    Étape 1 : Télécharger le fichier : Cliquez sur le bouton TÉLÉCHARGER, puis ouvrez le fichier.

    Étape 2 : Remplir le fichier : Prenez connaissance des instructions dans l’encadré au haut du document.

    Entrez au minimum les informations suivantes pour le(s) copropriétaire(s) dans la ligne correspondant à leur(s) unité(s) :

LangueLangue de correspondance du groupe de résidents
AdresseAdresse postale du résident. Celle-ci peut être différente de l’adresse du condo. Vous en aurez besoin quand viendra le temps de générer des communications envoyées par la poste.
Nom et prénom du ou des copropriétairesLa méthode par import / export ne permet pas de créer des groupes de résidents de plus de trois (3) personnes. Pour ces cas, veuillez vous référer à la méthode de création individuelle des groupes de résidents.
CourrielRequis pour les outils de communication et l'envoi des instructions d'inscription. Pas obligatoire, mais fortement conseillé.


  • Si vous n’avez pas en main les autres informations, vous pourrez les ajouter plus tard dans la fiche des résidents.
  • Une fois les informations saisies, enregistrez le fichier dans votre ordinateur, à un endroit où vous le retrouverez facilement.


    Étape 3 : Téléverser le fichier : Retournez dans la fenêtre du portail, puis glissez et déposez le fichier rempli dans l’encadré de l’étape 3, ou cliquez sur le bouton SÉLECTIONNER pour le retrouver dans votre ordinateur.

  • Le système importera les informations et le registre des résidents sera créé.


Note : Les unités sans copropriétaires restera sous la propriété du promoteur.


CRÉATION INDIVIDUELLE DES GROUPES DE RÉSIDENTS (pour les groupes de 4 résidents et plus)

Sous le bouton ACTIONS, cliquez sur AJOUTER UN GROUPE DE COPROPRIÉTAIRES

  • Si les résidents n’existent pas dans le registre, appuyez sur AJOUTER UN NOUVEAU COPROPRIÉTAIRE autant de fois que nécessaire (exemple : 5 fois pour 5 nouveaux résidents).

  • Si un résident possède plusieurs unités dans plusieurs groupes (exemple : un résident achète l'unité 1 avec son épouse, et appartient une seconde unité seul), cliquez sur AJOUTER UN COPROPRIÉTAIRE EXISTANT, puis sélectionnez-le dans le menu déroulant. Ses informations s'ajouteront dans l'écran.

  • Pour attribuer une unité au groupe, cochez la case INITIER UNE VENTE, puis cliquez sur ENREGISTRER.


Pour continuer le processus de transfert de copropriété, veuillez vous référer à l'article Comment vendre une unité à un copropriétaire.


QUESTIONS FRÉQUENTES


Q: Dans la méthode d'import/export, dois-je compléter toute l'information du document Excel avant de l'importer?


R: Non. Les informations les plus importantes sont la langue, l'adresse, le nom, l'adresse courriel, bref, tout ce qui permet de distinguer clairement chaque individu. Tout le reste est, lors d'une saisie initiale, optionnelle. Si vous voulez rajouter les autres informations, comme par exemple le contact d'urgence, les identifiants des puces et manettes, etc., vous pourrez le faire dans un second import/export.


Q: Est-ce que je peux modifier les informations par import/export?


R: Oui, à l'exception du nom des copropriétaires, et l'adresse courriel si le copropriétaire est connecté au portail. Une modification au nom est considéré comme une modification du copropriétaire par le système et il sera impossible de téléverser la nouvelle grille Excel. Pour les cas qui nécessite une telle modification, par exemple une faute de frappe ou une inversion dans le nom et le prénom, il sera préférable de faire ces modifications directement dans la fiche des copropriétaires concernés.

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