Comment créer le registre des règlements de votre syndicat

Modifié le Wed, 27 Dec 2023 sur 10:20 AM

Cet outil sert à documenter tous les règlements de la copropriété, permettant aux copropriétaires de les consulter facilement et y faire référence dans différents modules.

TABLE DES MATIÈRES

AVANT DE COMMENCER
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
AJOUTER UN RÈGLEMENT
EXPORT DES RÈGLEMENTS EN FORMAT WORD OU PDF
MODIFIER, AMENDER, ARCHIVER OU SUPPRIMER UN RÈGLEMENT
FAQ

AVANT DE COMMENCER

Ayez en votre possession les règlements du syndicat ainsi que la déclaration de copropriété.

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

Rendez-vous dans le portail du syndicat
Dans le menu REGISTRES, sous l'onglet RÈGLEMENTS.

RECAP :

Portail du syndicat ► Registres ► Règlements

AJOUTER UN RÈGLEMENT

1) Appuyez sur ACTIONS, puis sur AJOUTER UN RÈGLEMENT.

2) Remplissez les champs suivants :

A	Numéro de l’article de la déclaration de copropriété ou du règlement.
B	L’application ordonne les règlements de façon alphanumérique. Par exemple, pour le règlement 90 apparaisse avant le règlement 100, son numéro d’ordonnancement doit être « 090 ».
C	Nouveau règlement : règlement ajouté à ceux existants. Règlement amendé : règlement ayant subi un amendement Règlement de la déclaration : règlement de la déclaration de copropriété
D	Date d'adoption du règlement
E	Date où le règlement est entré/entrera en vigueur
F	Notes pour les gestionnaires et administrateurs (ex. : dérogation possible)
G	Décision du C.A. ayant mené au règlement, si applicable
H	La ou les catégories auxquelles appartient un règlement
I	Frais liés au règlement (pénalité, frais d’utilisation, etc.)
J	Sujet et détails du règlement. Vous pouvez les inscrire en français et/ou en anglais.

3) Une fois les informations remplies, appuyez sur ENREGISTRER.

EXPORT DES RÈGLEMENTS EN FORMAT WORD OU PDF

1) Sélectionnez les règlements à exporter.

2) Appuyez sur ACTIONS, puis sur l’option EXPORTER LA SÉLECTION associée au format de fichier désiré.

Cette action créera un fichier comprenant tous les règlements sélectionnés.

MODIFIER, AMENDER, ARCHIVER OU SUPPRIMER UN RÈGLEMENT

1) Appuyez sur le numéro ou la flèche pour accéder aux détails du règlement.

2) Dans les détails du règlement, appuyez sur ACTIONS et choisissez l'option applicable.

Modifier : pour corriger ou ajouter une traduction du règlement.
Amender : apporter les modifications adoptées à un règlement, tout en gardant une copie de l’ancienne version dans le système.

Note : lorsque vous amendez un règlement, n’oubliez pas de changer les dates d’adoption et d’entrée en vigueur.

Archiver : mettre un règlement aux archives une fois qu’il n’est plus en vigueur.
Supprimer : retirer définitivement le règlement du système, sans possibilité de le consulter.

FAQ

Q: Puis-je téléverser un document au lieu de documenter les règlements?

R: Oui. Un dossier dédié à la déclaration de copropriété, les servitudes et les règlements est disponible dans la bibliothèque de documents, et ces derniers deviennent disponibles dans cette section. Attention, téléverser un document ne fait pas la retranscription de son contenu dans ce registre.

Q: Quels sont les avantages de documenter le registre versus téléverser un document?

R: À partir du registre, les règlements peuvent être repris dans différents modules, par exemple en transposant le texte dans un publipostage via les champs fusion, lier une infraction à un règlement, ou exporter un lot précis de règlements dans un document.