Comment faire le suivi des états de comptes et des paiements de frais de condo

Modifié le  Sat, 06 Jan 2024 sur 03:42 PM

Les frais de condo sont la principale source de financement d'une propriété pour son fonctionnement. Considérant l'importance que peuvent représenter ces fonds, il est primordial pour un administrateur de pouvoir effectuer les suivis nécessaires auprès des résidents et s'assurer que les comptes soient à jour.


TABLE DES MATIÈRES


AVANT DE COMMENCER

- Créez et liez les unités de votre propriété

Complétez le registre des résidents

Ayez saisi votre bilan d'ouverture

Ayez adopté et facturé un budget


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de la propriété

2) Dans le menu COMPTABILITÉ, cliquez sur RECEVABLES


CONSULTER LES COMPTES

1) Appuyez sur le compte à consulter.

2) Voici les informations contenues et/ou pouvant être ajoutées et modifiées dans la première section :

1
  • Statut
  • Solde des comptes des unités
  • Informations générales sur les résidents et les unités.
2Pour transférer le solde entre les comptes de frais de condo et d'autres frais
  • Cliquez sur TRANSFÉRER LE SOLDE
  • Choix à faire entre les comptes
  • Mettre le montant à transférer

3Pour documenter une communication avec le(s) résident(s)
  • Choisissez la date, le type de communication
  • Modifiez le titre au besoin
  • Ajoutez les détails de la communication
  • Cliquez sur ENREGISTRER

3) Voici les informations disponibles dans la seconde section :

1Historique des charges et des paiements au(x) compte(s)
2Informations du prélèvement préautorisé pour le compte, si configuré
3Historique des paiements pour l'unité
4Historique des communications avec le(s) résident(s) de l'unité


PRODUIRE LES ÉTATS DE COMPTES

1) Sélectionnez le ou les comptes pour lesquels exporter le document.

2) Sous le bouton ACTIONS, cliquez sur EXPORTER LES ÉTATS DE COMPTE 

  • Choix les éléments à exporter
  • Choix du format du document à exporter
  • Un document comprenant tous les états de comptes des unités sélectionnées sera téléchargé.

ENVOYER LES ÉTATS DE COMPTES

1) Sélectionnez le ou les comptes pour lesquels envoyer les états de comptes

2) Sous le bouton ACTIONS, cliquez sur ENVOYER LES ÉTATS DE COMPTE PAR COURRIEL

3) Dans la nouvelle fenêtre, complétez les champs suivants :

1
Si vous devez faire parvenir le courriel en copie à une autre personne, ajoutez son adresse courriel dans cette case.
2
Si les prélèvements préautorisés sont configurés pour votre propriété, cochez cette case pour inclure le formulaire de prélèvement préautorisé à l'envoi.
3
Pour ajouter des pièces jointes à l'envoi
4
Pour ajouter des champs prédéfinis au courriel envoyé à chacun des résidents, les codes à écrire sont regroupés


GÉNÉRER LES FORMULAIRES DE PRÉLÈVEMENT PRÉAUTORISÉS (PPA)

Si vous avez activé les prélèvements préautorisés pour votre propriété, vous pourrez télécharger les formulaires de prélèvements sur cette page.


1) Sélectionnez le ou les comptes pour lesquels envoyer les états de comptes

2) Sous le bouton ACTIONS, cliquez sur FORMULAIRES DE PRÉLÈVEMENT PRÉAUTORISÉ

Dans la nouvelle fenêtre, vous pourrez choisir le format du document :

3) Pour générer le formulaire pour tous les résidents ne payant pas leur frais de condo par PPA, choisissez l'option FORMULAIRES DE PPA POUR LES NON-INSCRITS

Dans la nouvelle fenêtre, vous pourrez choisir le format du document :



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