Les frais de condo sont la principale source de financement d'une propriété pour son fonctionnement. Considérant l'importance que peuvent représenter ces fonds, il est primordial pour un administrateur de pouvoir effectuer les suivis nécessaires auprès des résidents et s'assurer que les comptes soient à jour.
TABLE DES MATIÈRES
- AVANT DE COMMENCER
- OÙ SE TROUVE LA FONCTION
- CONSULTER LES COMPTES
- ACTIONS SUR LES COMPTES
- PRODUIRE LES ÉTATS DE COMPTES
- ENVOYER LES ÉTATS DE COMPTES
- GÉNÉRER LES FORMULAIRES DE PRÉLÈVEMENT PRÉAUTORISÉS (PPA)
AVANT DE COMMENCER
- Créez et liez les unités de votre propriété
- Complétez le registre des résidents
- Ayez saisi votre bilan d'ouverture
- Ayez adopté et facturé un budget
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail de la propriété
2) Dans le menu COMPTABILITÉ, cliquez sur RECEVABLES
CONSULTER LES COMPTES
1) Appuyez sur le compte à consulter.
2) Voici les informations contenues et/ou pouvant être ajoutées et modifiées dans la première section :
| 1 |
|
| 2 | Pour transférer le solde entre les comptes de frais de condo et d'autres frais
|
| 3 | Pour documenter une communication avec le(s) résident(s)
|
3) Voici les informations disponibles dans la seconde section :
| 1 | Historique des charges et des paiements au(x) compte(s) |
| 2 | Informations du prélèvement préautorisé pour le compte, si configuré |
| 3 | Historique des paiements pour l'unité |
| 4 | Historique des communications avec le(s) résident(s) de l'unité |
PRODUIRE LES ÉTATS DE COMPTES
1) Sélectionnez le ou les comptes pour lesquels exporter le document.
2) Sous le bouton ACTIONS, cliquez sur EXPORTER LES ÉTATS DE COMPTE
- Choix les éléments à exporter
- Choix du format du document à exporter
- Un document comprenant tous les états de comptes des unités sélectionnées sera téléchargé.
ENVOYER LES ÉTATS DE COMPTES
1) Sélectionnez le ou les comptes pour lesquels envoyer les états de comptes
2) Sous le bouton ACTIONS, cliquez sur ENVOYER LES ÉTATS DE COMPTE PAR COURRIEL
3) Dans la nouvelle fenêtre, complétez les champs suivants :
| 1 | Si vous devez faire parvenir le courriel en copie à une autre personne, ajoutez son adresse courriel dans cette case. |
| 2 | Si les prélèvements préautorisés sont configurés pour votre propriété, cochez cette case pour inclure le formulaire de prélèvement préautorisé à l'envoi. |
| 3 | Pour ajouter des pièces jointes à l'envoi |
| 4 | Pour ajouter des champs prédéfinis au courriel envoyé à chacun des résidents, les codes à écrire sont regroupés |
GÉNÉRER LES FORMULAIRES DE PRÉLÈVEMENT PRÉAUTORISÉS (PPA)
Si vous avez activé les prélèvements préautorisés pour votre propriété, vous pourrez télécharger les formulaires de prélèvements sur cette page.
1) Sélectionnez le ou les comptes pour lesquels envoyer les états de comptes
2) Sous le bouton ACTIONS, cliquez sur FORMULAIRES DE PRÉLÈVEMENT PRÉAUTORISÉ
Dans la nouvelle fenêtre, vous pourrez choisir le format du document :
3) Pour générer le formulaire pour tous les résidents ne payant pas leur frais de condo par PPA, choisissez l'option FORMULAIRES DE PPA POUR LES NON-INSCRITS
Dans la nouvelle fenêtre, vous pourrez choisir le format du document :
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