Comment comptabiliser les paiements reçus par la propriété

Modifié le  Sat, 06 Jan 2024 sur 03:57 PM

Les entrées de fonds correspondent aux paiements quel qu'en soit la nature (chèque, prélèvement bancaire, comptant, virement bancaire, etc.) et ce, qu'ils les aient ou non déposés.


Avant d'effectuer un dépôt, vous devez saisir les paiements présents dans ce dernier. Vous pouvez aussi saisir les paiements d'avance dans les cas où, par exemple, vous recevez une série de chèques de la part d'un résident.


TABLE DES MATIÈRES


AVANT DE COMMENCER

- Publication d'un bilan d'ouverture

-  Activation des prélèvements bancaires et configuration de ces derniers

- Configuration et saisie des informations bancaires des résidents pour les paiements par prélèvement bancaire 

- Ayez en main le détail des entrées de fonds (chèques, relevés bancaires pour les virements, etc.)


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de la propriété

2) Dans le menu COMPTABILITÉ, cliquer sur DÉPÔTS, puis choisir l'onglet CHÈQUES ET PRÉLÈVEMENTS


SAISIE DES ENTRÉES DE FONDS

1) Cliquez sur AJOUTER UN PAIEMENT


2) Dans la nouvelle fenêtre, choisissez le type de paiement


Chèques reçus

1) Dans la section paramètres des chèques, remplissez les informations applicables

  • À partir de ces informations, les chèques seront générés dans la section liste de chèques plus bas.
  • Les montants, dates inscrites et numéros de chèque pourront être ajustés individuellement sur les chèques générés dans la section LISTE DE CHÈQUES.

1Inscrivez le montant de la série de chèques. Si les chèques sont à des montants différents, inscrivez le montant qui revient le plus souvent. Autrement, inscrivez simplement l'un des montants et vous pourrez les ajuster ensuite.
2Numéro du premier chèque de la série
3Inscrivez la date du premier chèque
4Nombre de chèques reçus
5Fréquence de paiement 
6Si les chèques sont applicables aux comptes de résidents, choisissez le groupe de résidents auquel allouer le(s) chèque(s).
  • Si les chèques sont applicables à plus d'un groupe de résidents (exemple : un résident et sa compagnie appartiennent chacun un condo, et les frais sont couverts dans un paiement unique), sélectionnez l'un des groupes de résidents puis l'autre ensuite.
  • Les comptes associés à ces groupes s'ajouteront dans la section liste de chèques plus bas.
7Si les chèques sont applicables à des comptes de bilan, choisissez le compte auquel allouer le(s) chèque(s). 
  • Si les chèques sont applicables à plus d'un compte de bilan, sélectionnez-les dans le menu déroulant. 
  • Les comptes s'ajouteront dans la section liste de chèques plus bas.
8Vous permet d'ajouter une pièce jointe à l'entrée (ex : numérisation des paiements)


2)  Dans la section allocation des chèques, remplissez les informations applicables. 

  • Répartir le montant total des chèques entre les comptes sur lesquels ils sont appliqués.
  • En utilisant répartition du montant total, vous pouvez répartir le montant des chèques selon des règles prédéfinies (frais de condo, soldes dus, quotes-parts ou également entre les comptes).
  • Le total réparti doit correspondre au montant inscrit pour la série de chèques.


3) Dans la section liste des chèques, remplissez les informations applicables. 

1Numéro du chèque
2Date du chèque
3Note spécifique au chèque (exemple : "Pour cotisation spéciale" ) qui sera visible dans l'état de compte
DMontant inscrit au chèque


4) Cliquez sur ENREGISTRER

  • S'il s'agit de la seule série de chèques à saisir, choisissez l'option enregistrer seulement. 
  • Si vous avez d'autres séries de chèques à enregistrer, choisissez l'option enregistrer et ajouter un nouveau.
  • Si vous souhaitez créer un dépôt suite à cet enregistrement, choisissez l'option "enregistrer et créer un dépôt". 


  • Les chèques entrés dans le portail apparaîtront dans la liste des chèques et prélèvements, et s'afficheront lors de la création de dépôts lorsqu'ils seront encaissables.


Paiements par carte de crédit, virement bancaire ou comptant

- Remplissez les informations applicables

1Indiquez le type de paiement
2Indiquez le montant du paiement
3Indiquez la date à laquelle vous avez reçu le paiement
4Ajoutez les informations pertinentes en lien avec le paiement (optionnel)
5Ajoutez les informations pertinentes en lien avec le paiement qui sera visible aux employés et gestionnaires (optionnel)
6

S'il s'agit des paiements d'un résident, choisissez-le dans le premier menu déroulant. 

Si le paiement s'applique à un compte spécifique (exemple : remboursement d'assurances), choisissez le compte auquel appliquer le paiement.
7Répartition du paiement
  • Si, par exemple, le paiement couvre les frais de condo et les frais de déménagement, vous pouvez choisir comment répartir le montant versé entre les comptes de frais de condo et d'autres frais.


3) Cliquez sur ENREGISTRER

  • S'il s'agit de la seule série de chèques à saisir, choisissez l'option enregistrer seulement. 
  • Si vous avez d'autres séries de chèques à enregistrer, choisissez l'option enregistrer et ajouter un nouveau.
  • Si vous souhaitez créer un dépôt suite à cet enregistrement, choisissez l'option "enregistrer et créer un dépôt". 
  • Le paiement saisi apparaîtra dans la liste des chèques et prélèvements, et s'affichera lors de la création de dépôts lorsqu'il sera encaissable.


Prélèvement bancaire unique

1) Remplissez les informations applicables

1Montant à prélever
2Date du prélèvement
3Ajoutez les informations pertinentes en lien avec le paiement qui seront inscrites à l'état de compte (optionnel)
4Groupe de résidents auquel faire le prélèvement
5Pièce(s) jointe(s), si nécessaire.
6Mode de paiement
7Numéro de transit du compte bancaire
8Numéro d'institution du compte bancaire
9Numéro du compte bancaire
10Montant dû

2) Cliquez sur ENREGISTRER

  • S'il s'agit de la seule série de chèques à saisir, choisissez l'option enregistrer seulement. 
  • Si vous avez d'autres séries de chèques à enregistrer, choisissez l'option enregistrer et ajouter un nouveau.
  • Si vous souhaitez créer un dépôt suite à cet enregistrement, choisissez l'option "enregistrer et créer un dépôt". 
  • Le paiement saisi apparaîtra dans la liste des chèques et prélèvements, et s'affichera lors de la création de dépôts lorsqu'il sera encaissable.


OPTIONS DE SAISIE DE PAIEMENTS PAR PRÉLÈVEMENT BANCAIRE 

- Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option applicable :


Récupération des soles dues 

- Remplissez les champs suivants, avant de cliquer sur GÉNÉRER LES PRÉLÈVEMENTS :

1Date à laquelle effectuer le prélèvement
2Note en lien avec le prélèvement
  • Vous pouvez ajouter une note dans l'encadré du haut, puis cliquer sur Copier pour l'appliquer à tous les prélèvements.
3Montant du prélèvement
  • Par défaut, le montant dû par les résidents vous sera proposé.


Prélèvements bancaires pour un budget spécial

- Choisir le budget concerné

  • Vous pouvez ajouter une note dans l'encadré du haut, puis cliquer sur Copier pour l'appliquer à tous les prélèvements.


Une fois les chèques et prélèvements saisis, vous pourrez effectuer les dépôts.


QUESTIONS FRÉQUENTES

Q: Dois-je créer un PPA à chaque mois pour mes prélèvements préautorisés?

R: Non. Vous n'avez qu'à créer le dépôt et les prélèvements bancaires récurrents se généreront automatiquement.

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