Comment créer les unités de votre portail Locatif

Le registre des unités est l'une des composantes essentielles d'un portail Locatif. Elle comprend toutes les unités du bâtiment locatif (condo, stationnements, casiers et autres).

TABLE DES MATIÈRES

• AVANT DE COMMENCER
• OÙ SE TROUVE LA FONCTION
• MÉTHODE PAR IMPORT/EXPORT
• MÉTHODE DE CRÉATION INDIVIDUELLE
• QUESTIONS FRÉQUENTES

AVANT DE COMMENCER

Pour la méthode par import/export, une licence Excel est requise.

Assurez-vous aussi d'avoir en main les éléments suivants :

• Tableau des parties privatives de la déclaration de copropriété (incluant les cadastres, quotes-parts, etc.)
• Registre des parties communes à usage restreint, le cas échéant (incluant notamment les stationnements intérieurs et/ou extérieurs, casiers, terrasses, celliers, etc.)
• Registre des assignations des parties communes à usage restreint (quel condo a quels stationnements, casiers, etc.)

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail du syndicat

2) Dans le menu REGISTRES, choisissez l'onglet UNITÉS.

MÉTHODE PAR IMPORT/EXPORT

Licence Excel requise

1) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis choisissez l'option IMPORT / EXPORT DES UNITÉS.

2) Dans la nouvelle fenêtre, appuyez sur TÉLÉCHARGER pour obtenir une fiche Excel à remplir.

3) Prenez connaissance des instructions de l'encadré, puis remplissez le fichier.

Note : Les informations importantes pour la création des logements vont jusqu'à la colonne du dernier loyer. Pour les unités de type stationnement et espace de rangement, l'information nécessaire se limite au # unité.

4) Une fois la feuille remplie, sauvegardez-la dans votre ordinateur.

5) De retour au portail, téléversez le fichier Excel.

MÉTHODE DE CRÉATION INDIVIDUELLE

1) Sous ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UNE UNE UNITÉ.

2) Une fois le type de l'unité sélectionnez, remplissez les informations pour l'unité.

3) Remplissez les informations requises, mises en évidence par l'astérisque rouge.

4) Appuyez sur ENREGISTRER.

QUESTIONS FRÉQUENTES

Q: Puis-jecréer mes unités via plusieurs import/export?

R: Oui. La seule règle à respecter, si vous faites le tout en plus d'un import, est de toujours télécharger la version la plus récente de l'import/export, et ajouter les unités manquantes à la fin de la liste.

Q: Pourquoi autant d'informations sont requises à la création d'un logement?

R: L'information requise est extensive puisqu'elle est reprise dans plusieurs autres modules du système, par exemple à la création du bail électronique, lancer l'enquête de pré-location ainsi qu'à la création de l'inventaire d'équipement des unités dans le carnet d'entretien. Le tout n'étant aps appelé à changer, l'information est demandée une seule fois, à cet endroit.