Première semaine du mois

Nouvelles fonctionnalités

Amélioration de la gestion des pénalités

Comportement actuel

• Pour consulter les pénalités, les employés doivent accéder à chaque portail individuellement : 
  • Portail SDC → Configuration → Pénalités
•  Pour valider les informations, ils doivent vérifier manuellement le règlement applicable dans le registre des règlements. 
•  Ce processus est long et nécessite plusieurs étapes de navigation. 

Nouveautés

1. Visibilité du règlement dans les pénalités

•  Ajout d’un champpermettant d’afficher : 
  •  Le règlement associé à la pénalité 
  •  Un lien direct vers ce règlement 
•  Cela permet de valider rapidement l’origine d’une pénalité sans quitter l’écran. 

2. Rapport consolidé au niveau gestionnaire

•  Ajout d’un rapport au niveau gestionnaire regroupant les pénalités de tous les portails. 
•  Chaque ligne représente un portail (propriété). 

•  Type de pénalité 
•  Compte sur lequel les pénalités sont calculées 
•  Frais fixes à facturer 
•  Solde minimum à partir duquel les pénalités s’appliquent 
•  Taux d’intérêt mensuel 
•  Compte dans lequel les pénalités sont imputées 
•  Règlement applicable 

3. Accès rapide à la configuration des portails

•  Chaque ligne du rapport inclut une flèche de navigation. 
•  En cliquant sur cette flèche, l’utilisateur est redirigé vers la page de configuration des pénalités du portail sélectionné. 
•  Cela permet d’effectuer des modifications plus rapidement. 

4. Améliorations – Édition et export

•  Le règlement applicableest désormais inclus dans: 
  •  La fenêtre d’édition 
  •  Les données exportées 
•  Dans la fenêtre d’édition, l’utilisateur peut : 
  •  Voir le règlement sélectionné 
  •  Y accéder directement via un lien cliquable
•  Amélioration du format d’export (corrections liées au rendu HTML).

Tableau de bord 2.0

Nous sommes ravis de vous présenter le Tableau de Bord 2.0, une nouvelle expérience de visibilité unifiée pour les gestionnaires et le personnel à travers toutes les propriétés.

Objectif: 

Le Tableau de Bord 2.0 fournit des instantanés opérationnels en temps réel, offrant aux gestionnaires une connaissance immédiate de ce qui se passe dans leurs propriétés en ce moment.

Objectifs clés: 

-Tableau de bord consolidé avec les métriques essentielles de toutes les propriétés, avec des filtres intégrés pour basculer entre elles.

- Instantanés de statut en temps réel: Axé sur le statut opérationnel actuel.

- Comparaison inter-propriétés et entre employés: Comparer la performance des employés au sein d'une même propriété grâce aux capacités de filtrage.

- Gestion du contrôle d'accès: Les gestionnaires peuvent accorder ou retirer l'accès au tableau de bord par utilisateur.

Accès:

Un gestionnaire ( au niveau de l'entreprise ) peut accorder ou retirer l'accès au tableau de bord en modifiant le profil de l'employé dans la page de configuration des employés. 

- Tout type d'employé peut se voir accorder l'accès pour la V1

- L'accès est accordé par type de tableau de bord (ex. : Tableau de Bord Gestionnaire, Tableau de Bord Comptabilité)

- Si un utilisateur n'a pas accès à un tableau de bord, il ne verra pas l'option pour le consulter

- Les filtres par défaut affichent tous les employés

Les utilisateurs naviguent entre les pages de tableau de bord suivantes:

- Vue d'ensemble V1 (par défaut pour tous)

- Requêtes 

- Payables

Avantages:

Les gestionnaires ont un contrôle total sur qui voit quoi. En n'accordant l'accès qu'aux tableaux de bord pertinents, les organisations s'assurent que les données opérationnelles sensibles restent entre les bonnes mains, réduisant ainsi la surcharge d'information pour le personnel et protégeant la confidentialité des données à l'échelle de l'entreprise.

Types de Tableaux de Bord en V1

Tableau de Bord Gestionnaire:

Relatif au personnel et aux opérations à travers toutes les propriétés. La gestion du personnel est pré-filtrée par l'utilisateur pour voir quelles opérations sont à effectuer.

Vue d'ensemble des opérations par groupe/individu par propriété. Possibilité de sélectionner une ou plusieurs propriétés. Possibilité de filtrer par groupe d'employés.

Vue d'ensemble:

- Tableau de bord couvrant toutes les propriétés

- Voir les tâches et les actions à réaliser

- Vue d'ensemble du nombre de propriétés

- Recherche de résidents

 Avantage pour les utilisateurs:

Avoir des tableaux de bord spécialisés signifie que chaque utilisateur voit une vue adaptée à son rôle — les gestionnaires obtiennent des informations sur la performance du personnel, tandis que tous les utilisateurs bénéficient d'une vue claire au niveau de la propriété, sans encombrement ni données non pertinentes.

 Paramètres de Niveau de Service (PNS): 

Les Paramètres de Niveau de Service permettent à l'entreprise de configurer des seuils de performance pour les métriques clés du tableau de bord.

-Les valeurs s'appliquent à toutes les propriétés (paramètres universels)

-Les valeurs sont des chiffres uniquement. Les unités sont en Jours ou en QTÉ ; les lettres ne sont pas autorisées

-Le propriétaire de l'entreprise doit configurer les valeurs depuis la page de configuration

-Toutes les métriques du tableau de bord ne nécessitent pas de valeurs PNS

-Si aucune valeur PNS n'est configurée lors de la première connexion, le tableau de bord affichera quand même les données, mais avec une seule couleur

-Les utilisateurs peuvent avoir une valeur 0 entre les plages

Avantage pour les utilisateurs:

Les seuils PNS transforment les chiffres bruts en signaux visuels codés par couleur. Au lieu d'interpréter manuellement les données, les gestionnaires peuvent instantanément voir si une métrique est Excellente, Acceptable ou Critique — facilitant ainsi la priorisation des actions et la responsabilisation des équipes selon des standards cohérents dans toutes les propriétés.

Tableau de Bord Vue d'Ensemble: 

- Par défaut pour tous les utilisateurs.

- Les utilisateurs peuvent filtrer par propriété, ce qui met à jour dynamiquement tous les chiffres. Par défaut, tous les bâtiments sont affichés.

Avantage pour les utilisateurs:

C'est le premier écran sur lequel chaque utilisateur atterrit, offrant un bilan immédiat à l'échelle de l'entreprise. Aucune configuration requise. Les utilisateurs obtiennent une visibilité instantanée sur l'occupation, le nombre d'unités, les locataires et leur liste de tâches personnelles dès leur connexion.

Options de Filtres: 

- Filtrer par propriété: Affiche toutes les propriétés par défaut ; met à jour les chiffres lors de la sélection

- Filtrer par type de propriété: Copropriété ou Location

KPIs Location (Encadrés): 

- Nombre de bâtiments actifs / unités / stationnements / casiers (mis à jour avec le filtre propriété)

- Nombre de locataires (mis à jour avec le filtre propriété)

- Unités à louer (mis à jour avec le filtre propriété)

- Loyer moyen par unité (mis à jour avec le filtre propriété)

- Taux d'occupation : % des unités avec locataires

 KPIs Copropriété (Encadrés):

- Nombre de bâtiments actifs / unités / stationnements / casiers (mis à jour avec le filtre propriété)

- Nombre de locataires vs propriétaires (mis à jour avec le filtre propriété)

- Unités à vendre (mis à jour avec le filtre propriété)

- Frais de copropriété mensuels moyens (mis à jour avec le filtre propriété)

- Taux d'occupation : % des unités louées

 Avantage pour les utilisateurs:

Les encadrés KPI se mettent à jour dynamiquement lors du filtrage par propriété ou type de propriété, ce qui signifie que les gestionnaires n'ont plus besoin d'exécuter des rapports séparés pour chaque bâtiment. Un gestionnaire de portefeuille supervisant à la fois des copropriétés et des locations obtient les bons KPIs pour chaque contexte en un seul clic.

 Bas de Page (Location et Copropriété):

- Tableau des propriétés :Nom de la propriété, nombre d'unités, type, mes responsabilités. Filtrable par le bouton bascule « Mes responsabilités »

- Recherche de résidents : Recherche sur toutes les propriétés ; les résultats redirigent vers la page du résident

- Mes tâches / Tâches & Actions : Liste des tâches et actions en cours

Avantage pour les utilisateurs :

Le filtre « Mes Responsabilités » permet au personnel de se concentrer uniquement sur les propriétés qu'il gère, réduisant le bruit. La recherche de résidents consolide un processus qui nécessitait auparavant plusieurs étapes ; les utilisateurs peuvent désormais trouver n'importe quel résident dans toutes les propriétés depuis un emplacement central. La section Mes Tâches s'assure que rien ne passe entre les mailles du filet en affichant les éléments en attente directement sur l'écran d'accueil.

Tableau de Bord Gestionnaire:

Ce tableau de bord remplace la nécessité de compiler manuellement des données de performance à partir de plusieurs rapports. Les gestionnaires obtiennent une vue en direct et filtrable de la répartition de la charge de travail, des files d'attente de tickets et des retards de facturation au sein de leur équipe, permettant une gestion proactive et des évaluations de performance équitables.

Filtres:

- Superviseur : Sélectionner des employés spécifiques (sélection multiple) ou tous les membres de l'équipe sous un superviseur

- Propriété : Sélectionner tout ou sélection multiple. Inclut le filtre Type de gestion

 Avantage pour les utilisateurs :

Les filtres à sélection multiple offrent aux gestionnaires la flexibilité de zoomer sur un seul employé, une équipe spécifique, ou de comparer à l'échelle de toute l'entreprise, sans quitter le tableau de bord ni exécuter des requêtes séparées.

 Encadrés KPI:

- Nombre total de tickets ouverts (nouveaux tickets sans mise à jour de statut, non fermés)

- Nombre total de tickets en cours

- Nombre total de tickets fermés

Avantage pour les utilisateurs :

En un coup d'œil, les gestionnaires peuvent évaluer la santé globale de leurs opérations. Un nombre élevé de tickets ouverts sans mise à jour de statut signale un travail bloqué et permet aux gestionnaires d'intervenir rapidement avant que les problèmes ne s'aggravent.

Métriques :

- Nombre de bâtiments gérés par employé : Gestionnaire de propriété principal ; liste des employés avec le nombre de propriétés. Permet d'identifier rapidement si les charges de travail sont inégalement distribuées — aidant les gestionnaires à rééquilibrer les responsabilités et à prévenir l'épuisement professionnel.

- Nombre d'unités par employé : Unités gérées à titre principal. Cela offre une image plus claire de l'empreinte opérationnelle de chaque employé, rendant la planification des capacités plus facile et plus objective.

- Actions à réaliser : Nombre d'actions ouvertes par employé (exclut les actions Fermées). Les gestionnaires peuvent voir qui accumule un arriéré d'éléments non résolus et faire un suivi avant que les échéances ne soient manquées.

- Tâches : Nombre de tâches ouvertes par employé en jours (exclut les tâches Fermées). Le suivi des tâches par jours ouverts met en évidence les éléments vieillissants. Cela aide les gestionnaires à prioriser les escalades.

- Tickets ouverts par statut : Graphique affichant les statuts des tickets (exclut les tickets Fermés). Affiche le nombre total de tickets et la répartition par statut selon le type de ticket (Administration, Parties communes, Financier, etc.), aidant les gestionnaires à identifier quelles catégories de service sont les plus surchargées, permettant une allocation plus intelligente des ressources.

- Statut des tickets ouverts par employé : Graphique par employé montrant le total des tickets et leur statut (exclut les tickets Fermés).

- Factures à approuver : Ventilées par jours en attente. Onglets : Délai d'approbation / Principaux fournisseurs. Mettre en évidence les factures selon leur temps d'attente pour approbation aide les gestionnaires à éviter les pénalités de retard de paiement et à maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs. L'onglet Principaux Fournisseurs ajoute du contexte sur les fournisseurs qui génèrent le plus grand volume de factures.

Améliorations

Validation lors de la fusion des requêtes

•  Le système vérifie désormais si les deux requêtes concernent le même destinataire (même unité et/ou même personne). 
•  Si les destinataires sont identiques, la fusion s’effectue comme d’habitude. 
• Si les destinataires sont différents, un message d’avertissement s’affiche :
  • « Êtes-vous sûr de vouloir fusionner ces requêtes ? Elles concernent des destinataires différents. »Oui → La fusion est effectuée. 
  • Non → L’action est annulée et l’utilisateur est redirigé vers l’écran précédent. 

Options de facturation des taxes au niveau du condo

Bénéfices :

• Meilleure précision de facturation: Les taxes sont appliquées uniquement aux bonnes unités, au bon moment, éliminant ainsi les erreurs de surfacturation ou de sous-facturation.
• Gestion fiscale flexible: Différents taux de taxe peuvent être configurés pour différentes périodes, s'adaptant aux changements de type d'utilisation ou à l'évolution de la législation applicable.
• Gain de temps pour les gestionnaires: Le calcul automatique des dates de fin et le comportement de migration réduisent la saisie manuelle et le risque d'erreurs de configuration.
• Traçabilité complète: Les périodes imposables historiques sont conservées et ne peuvent pas être supprimées, garantissant la conformité et la traçabilité à des fins comptables et de reporting.
• Configuration évolutive: Les paramètres fiscaux peuvent être gérés au niveau de chaque unité, facilitant la gestion des immeubles à usage mixte avec des obligations fiscales différentes selon les unités.

Nouveautés :

• Gestion des taxes par unité: Les gestionnaires peuvent assigner un taux de taxe spécifique à chaque unité de condo (ex. : Exonéré de taxes, Taxes sur les revenus (sortants), Taxes sur les dépenses (intrants), etc.).
• Périodes imposables: Chaque unité peut avoir plusieurs périodes imposables, chacune définie par une date de début, un taux de taxe et une date de fin calculée automatiquement. Cela permet d'appliquer des taux différents selon les périodes.
• Ajout / Modification / Suppression de périodes imposables: Les gestionnaires peuvent gérer les périodes directement depuis l'écran de modification de l'unité, via des fenêtres modales simples.

Règles de gestion :

• Comportement de migration par défaut: Les unités ayant déjà un taux de taxe configuré reçoivent automatiquement une période imposable allant d'aujourd'hui → ∞, en utilisant le taux précédemment assigné.
• Pas de taux consécutifs dupliqués: Le système empêche la création de deux périodes consécutives avec le même taux de taxe.
• Les périodes passées sont protégées: Une période imposable dont la date de fin est passée ne peut pas être supprimée, car elle doit être conservée à des fins historiques.
• Calcul automatique de la date de fin: Lors de l'ajout d'une nouvelle période, le système recalcule automatiquement la date de fin des périodes existantes. Si la nouvelle période débute après toutes les périodes existantes, sa date de fin est définie à ∞. Sinon, la date de fin de la période précédente est fixée à la veille de la date de début de la nouvelle période.

• Deuxième semaine du mois

Nouvelles fonctionnalités

Bail électronique : Mise à jour des formulaires

Nouvelles fonctionnalités et améliorations

1. Le type de logement (habitation seulement ou fins mixtes)
2. Les places de stationnement extérieur et intérieur
3. La remise ou espace de rangement
4. Les électroménagers inclus (four, micro-ondes, lave-vaisselle, réfrigérateur, sécheuse, machine à laver)
5. Les meubles, services et autres accessoires et dépendances

1. Il est maintenant possible d'ajouter des représentants de locateurs depuis l'onglet Informations générales via le bouton + Représentant.
2. Le représentant doit être lié à une ou plusieurs personnes (locateurs)
3. Une adresse courriel est requise
4. Limite : 2 représentants de locateurs par bail
5. Le nom du représentant s'affiche sur le bail électronique sous la mention « S'il y a lieu, représenté par », en dessous de la ou des personnes qu'il représente

1. Il est également possible d'ajouter des représentants de locataires depuis l'onglet Informations générales via le bouton + Représentant dans la section locataire.
2. Le représentant peut être lié à plusieurs locataires
3. Limite : 2 représentants de locataires par bail
4. Le nom du représentant apparaît sur le bail sous le ou les locataires qu'il représente

1. Les courriels des signataires (locateurs et représentants) sont affichés pour validation avant paiement
2. Si un représentant est présent, celui-ci signe à la place de la ou des personnes qu'il représente
3. La demande de signature électronique est envoyée aux destinataires dans l'ordre affiché, avec le rôle indiqué (ex. : Représentant (Locataire))

Mise à jour Des Charges Spéciales

Cette mise à jour introduit une refonte complète de la fonctionnalité Frais spéciaux, permettant aux gestionnaires immobiliers de créer des scénarios de facturation flexibles pour plusieurs résidents avec des capacités améliorées de gestion des factures. Le nouveau système prend en charge des répartitions personnalisées des frais, une meilleure gestion des brouillons et une interface utilisateur modernisée.

Nouveautés

• Numéros de facture générés automatiquement avec option de modification manuelle

• Date d’émission et champ identifiant modifiables

• Jusqu’à 20 lignes d’articles par facture

• Articles personnalisés ou articles réutilisables enregistrés

• Sélection du créancier et des taxes pour chaque ligne d’article

• Prise en charge de la facturation à des tiers

Améliorations de la facturation

• Facturer un seul résident pour le montant total

• Répartir les frais également entre les résidents sélectionnés

• Saisir des montants personnalisés pour chaque résident

• Validation en temps réel pour confirmer que les totaux sont exacts

• Les petits écarts d’arrondi sont appliqués automatiquement au premier compte facturé

Outils de facturation

• Aperçu de la facture en temps réel avant l’envoi

• Numéro de facture unique pour chaque résident facturé

• Exportation des factures en PDF après l’enregistrement

• Prise en charge des pièces jointes selon les règles d’affaires existantes

Options d’enregistrement

• Enregistrer comme brouillon

• Enregistrer sans envoyer de courriel

• Enregistrer et envoyer avec fenêtre de confirmation

Avantage
Cette mise à jour offre aux gestionnaires immobiliers plus de flexibilité, une meilleure visibilité et une meilleure précision dans la gestion des frais spéciaux.

Avantages :

• Flexibilité : prise en charge de plusieurs scénarios de facturation (unique, répartition égale, répartition personnalisée)

• Transparence : aperçu clair des factures avant l’envoi

• Précision : la validation en temps réel assure une répartition correcte des frais

• Efficacité : l’enregistrement en brouillon facilite la gestion du travail en cours

• Contrôle : les gestionnaires peuvent personnaliser les montants par résident

• Visibilité : la fonction d’aperçu améliorée facilite la prise de décision

Plus de détails Charges Spéciales:

Comptage des messages de rappel

Filtrer par rappels envoyés

Réinitialisation automatique du compteur

Applicable à

Avantages

Transparence totale: Les gestionnaires immobiliers peuvent voir en un coup d'œil combien de rappels ont été envoyés à chaque résident, éliminant ainsi les approximations et évitant les envois en double ou les suivis manqués.

Décisions de suivi plus éclairées: Grâce au nombre de rappels visible dans la liste, les gestionnaires peuvent prioriser les résidents ayant reçu plusieurs rappels sans réponse, permettant une action plus ciblée et escaladée.

Cohérence dans tous les registres: La fonctionnalité s'appliquant aux assurances, aux chauffe-eau, aux créanciers hypothécaires et aux locataires, les gestionnaires bénéficient d'une expérience de suivi cohérente dans chaque module lié à la conformité.

Nettoyage automatique: La remise à 0 automatique lors de l'approbation garantit que les données restent précises et ne reflètent que les situations actives non résolues — aucune intervention manuelle requise.

Tenue de dossiers prête pour l'audit: Le compteur de rappels fournit une piste d'audit légère, aidant les gestionnaires à démontrer leur diligence raisonnable lors des suivis avec les résidents concernant des exigences de conformité en suspens.

Réduction des risques d'erreurs de communication: En rendant l'historique des rappels visible, la fonctionnalité réduit le risque de sur-communiquer avec les résidents conformes ou de sous-communiquer avec ceux qui ne le sont pas.

GESTION DES RÉSERVATIONS DE DÉMÉNAGEMENT

Fonctionnement de la fonctionnalité

•  Une visibilité claire des disponibilités 
•  Des durées de déménagement prédéfinies 
•  Une mise à jour en temps réel des disponibilités 

Réservation basée sur des modèles

•  Le formulaire est prérempli automatiquement selon un modèle prédéfini 

•  Une durée par défaut 
•  Des instructions prédéfinies 
•  Des champs obligatoires 

Détails et confirmation

•  Vérifier les informations préremplies 
•  Compléter les champs requis 
•  Consulter les règles et instructions 
•  Confirmer la réservation 

Pour les résidents et locataires

Fonctionnalités clés

•  Disponibilités en temps réel 
•  Formulaires préremplis via modèles 
•  Instructions standardisées 
•  Processus guidé 
•  Options de paiement flexibles 

Options de paiement

Méthodes disponibles

• Carte de crédit
• Facturation à l’unité

Fonctionnement

•  Les options sont définies au niveau du calendrier 
• Selon la configuration, l’utilisateur peut : 
  •  Payer par carte 
  •  Facturer à son unité 
  •  Ou utiliser les deux 
•  Un locataire/occupant peut être limité à la carte de crédit uniquement 

Note:

Bénéfices

Pour les résidents et locataires

•  Réservations plus rapides grâce aux modèles 
•  Moins de saisie manuelle et moins d’erreurs 
•  Expérience guidée et intuitive 
•  Paiements flexibles et sécurisés 
•  Meilleure visibilité des disponibilités 

Valeur globale pour le client

•  Une gestion centralisée des déménagements 
•  Un processus standardisé grâce aux modèles 
•  Une réduction des efforts manuels 
•  Une meilleure cohérence des réservations 
•  Des options de paiement flexibles 
•  Une expérience utilisateur améliorée 

Mise à jour Des Charges Spéciales

Cette mise à jour introduit une refonte complète de la fonctionnalité Frais spéciaux, permettant aux gestionnaires immobiliers de créer des scénarios de facturation flexibles pour plusieurs résidents avec des capacités améliorées de gestion des factures. Le nouveau système prend en charge des répartitions personnalisées des frais, une meilleure gestion des brouillons et une interface utilisateur modernisée.

Nouveautés

• Numéros de facture générés automatiquement avec option de modification manuelle

• Date d’émission et champ identifiant modifiables

• Jusqu’à 20 lignes d’articles par facture

• Articles personnalisés ou articles réutilisables enregistrés

• Sélection du créancier et des taxes pour chaque ligne d’article

• Prise en charge de la facturation à des tiers

Améliorations de la facturation

• Facturer un seul résident pour le montant total

• Répartir les frais également entre les résidents sélectionnés

• Saisir des montants personnalisés pour chaque résident

• Validation en temps réel pour confirmer que les totaux sont exacts

• Les petits écarts d’arrondi sont appliqués automatiquement au premier compte facturé

Outils de facturation

• Aperçu de la facture en temps réel avant l’envoi

• Numéro de facture unique pour chaque résident facturé

• Exportation des factures en PDF après l’enregistrement

• Prise en charge des pièces jointes selon les règles d’affaires existantes

Options d’enregistrement

• Enregistrer comme brouillon

• Enregistrer sans envoyer de courriel

• Enregistrer et envoyer avec fenêtre de confirmation

Avantage
Cette mise à jour offre aux gestionnaires immobiliers plus de flexibilité, une meilleure visibilité et une meilleure précision dans la gestion des frais spéciaux.

Avantages :

• Flexibilité : prise en charge de plusieurs scénarios de facturation (unique, répartition égale, répartition personnalisée)

• Transparence : aperçu clair des factures avant l’envoi

• Précision : la validation en temps réel assure une répartition correcte des frais

• Efficacité : l’enregistrement en brouillon facilite la gestion du travail en cours

• Contrôle : les gestionnaires peuvent personnaliser les montants par résident

• Visibilité : la fonction d’aperçu améliorée facilite la prise de décision

Plus de details Charges Speciales

Améliorations

Troisième semaine du mois

Nouvelles fonctionnalités

Règles de fermeture des demandes — Fonctionnalité Auto-Close et Self-Close

Où trouver cette fonctionnalité :

Nouveautés

Partie 1 - Mise à jour des libellés des types de demandes

Types de demandes renommés (Avant → Après)

1. Activer l'affichage des demandes en onglets → Afficher les demandes en onglets (Afficher les demandes dans les onglets selon leur importance)
2. Activer les demandes de modification d'intercom → Demande de modification d'intercom (Permettre aux utilisateurs de demander un changement dans leurs paramètres d'intercom)
3. Activer les demandes de commande de produits → Demande de commande de produits (Permettre aux résidents de commander des produits/services dans la demande)
4. Activer les demandes de signalement de violations → Signalement de violations (Permettre aux résidents d'informer des infractions aux règlements)
5. Activer les demandes des employés → Demandes des employés (Permettre au conseil d'envoyer des demandes internes au personnel de la propriété)
6. Afficher les demandes de projets entrants au conseil → Demande de projet entrant (Afficher les nouvelles demandes de projets au conseil)
7. Afficher les demandes de projets en cours au conseil → Demandes de projets en cours (Afficher les demandes de projets en cours au conseil)
8. Activer les demandes d'approbation de rénovation d'unité → Approbation de rénovation d'unité (Permettre aux résidents de demander la permission de rénover ou d'effectuer des modifications architecturales dans leur unité)
9. Activer les demandes de déficiences de construction communes → Demandes de déficiences de construction dans les aires communes (Permettre aux gens de signaler des problèmes de construction au constructeur)

Partie 2 - Nouvelles options de configuration par type de demande

1. Activer- Active ou désactive le type de demande
2. Self-close(Fermeture par le demandeur) - La demande peut être fermée manuellement par le demandeur (Ajouter une note / ne pas envoyer d'e-mail). Une icône d'information est affichée : « Lorsque l'Auto-close est désactivé, la demande devra être fermée manuellement. » Le demandeur peut fermer les demandes
3. Auto-close(Fermeture automatique) - La demande se ferme automatiquement après le nombre de jours défini sans nouvelles actions ni mises à jour. Si la demande reçoit une mise à jour, le minuteur redémarre
4. Jours d'inactivité(Auto-close) - Champ pour spécifier combien de jours d'inactivité déclenchent la fermeture automatique. Ce champ est obligatoire lorsque l'Auto-close est activé. S'il est laissé vide, la demande se fermera peu après sa création
5. Alerter l'utilisateurlors de l'Auto-close - Envoie un e-mail à l'utilisateur lorsqu'une demande est automatiquement fermée

Règles de validation

1. Si l'Auto-close est sélectionné, le champ Jours d'inactivité Auto-close devient obligatoire
2. Si le Self-close est sélectionné, le champ Jours d'inactivité Auto-close est désactivé ou ignoré

Valeurs par défaut

1. L'Auto-close est désactivé par défaut pour tous les types de demandes
2. Le Self-close est désactivé par défaut pour tous les types de demandes

Règles spéciales - Appels de garantie (Déficiences de construction)

Règles spéciales - Demandes Opérations / Financier / Administratif

1. L'option Activer (activer/désactiver) est VERROUILLÉE/Désactivée — ce qui signifie qu'elle est toujours active et que l'utilisateu
   r ne peut pas la désactiver. Aucune gestion d'activation/désactivation n'est créée pour ces types de demandes.
2. Tous les autres commutateurs fonctionnent normalement : Self-close (oui/non), Auto-close (oui/non), Jours à configurer si l'auto-close est activé.

Bons de commande disponibles pour les compagnies autogérées

Nouveautés

• Bons de commande pour les propriétés autogérées Les membres du conseil (rôle 6) peuvent désormais créer et modifier des bons de commande dans les propriétés autogérées. 
•  Un nouvel élément de menu Bons de commande est maintenant visible pour les compagnies autogérées. 

Comportements et fonctionnalités clés

• Création / modification des bons de commande Propriétés gérées : Aucun changement (fonctionnalité existante inchangée). 
•  Propriétés autogérées : Nouvelle possibilité de créer et modifier des bons de commande. 
• Contrôle d’accès Les membres du conseil (rôle 6) ont accès aux fonctionnalités de bons de commande dans les propriétés autogérées. 
• Différences de fonctionnalités Les options suivantes sont masquées pour les propriétés autogérées: 
  •  « Utiliser l’adresse du gestionnaire » 
  •  Appel d’offres 

Améliorations et intégrations

• Bons de commande liés Le lien entre les bons de commande fonctionne pour les propriétés gérées et autogérées. 
• Intégration avec les factures Les bons de commande peuvent être ouverts directement à partir des factures. 
•  Les liens vers les bons de commande s’ouvrent dans un nouvel onglet. 
• Intégration avec les contrats Il est possible de créer un bon de commande à partir de la page d’un contrat avec des informations préremplies. 
• Intégration avec les tickets Les bons de commande sont maintenant visibles dans la page de détail d’un ticket pour les propriétés autogérées. 
•  Accessibles via l’onglet « Bons de commande » au-dessus des notes. 

Fonctionnalité inchangée

•  La page Bons de commande de la compagnie pour les propriétés gérées fonctionne comme auparavant. 

Modèles de calendrier

•  Déménagement 
•  Location court terme 
•  Gym 
•  Lounge 

Nouveau : Modèles de calendrier

Modèle Lounge

•  Créneaux horaires configurés (incréments de 15 minutes, maximum 2 heures) 
•  Aucune réservation simultanée autorisée 
•  Délai minimum de réservation : 2 jours (obligatoire) 
•  Type de réservation : Daily 
• Processus d’approbation selon la carte de crédit : 
  •  Carte activée → aucune approbation requise 
  •  Carte désactivée → approbation requise 
• Configuration de paiement : 
  •  Carte activée → paiement en ligne + dépôt de sécurité 
  •  Carte désactivée → facturation à l’unité 
•  Conditions générales activées par défaut 
•  Éléments optionnels (Images, Commodités, Règles) activés si la fonctionnalité est disponible 
•  Icône du calendrier définie automatiquement sur edit-calendar

Modèle Gym

•  Créneaux courts (incréments de 15 minutes, maximum 2 heures) 
•  Réservations simultanées autorisées (jusqu’à 20 utilisateurs) 
•  Réservations le jour même uniquement (pas de réservation à l’avance) 
•  Limite : 1 réservation active par résident 
•  Aucune approbation requise 
•  Type de réservation : Daily 
•  Conditions générales activées par défaut 
•  Icône du calendrier définie automatiquement sur dumbbell

Modèle Location court terme

•  Type de réservation : Stay (séjours multi-jours) 
•  Durée maximale : 7 jours 
•  Aucune réservation simultanée autorisée 
•  Délai minimum de réservation : 2 jours (obligatoire) 
• Processus d’approbation selon la carte de crédit : 
  •  Carte activée → aucune approbation requise 
  •  Carte désactivée → approbation requise 
• Configuration de paiement : 
  •  Carte activée → paiement en ligne + dépôt de sécurité de 500 $
  •  Carte désactivée → facturation à l’unité (sans dépôt) 
•  Conditions générales activées par défaut 
•  Éléments optionnels (Images, Commodités, Règles) activés si la fonctionnalité est disponible 
•  Icône du calendrier définie automatiquement sur bedroom

Modèle Déménagement

• Visible uniquement si : 
  •  Le calendrier est de type déménagement 
  •  Au moins une fonctionnalité liée aux réservations de déménagement (résident ou gestionnaire) est activée 

•  Horaire prédéfini : 8 h à 20 h
•  Durée maximale de réservation : 4 heures 
•  Aucune réservation simultanée autorisée 
•  Délai minimum de réservation : 3 jours (obligatoire) 
•  Type de réservation : Daily 
• Processus d’approbation selon la carte de crédit : 
  •  Carte activée → aucune approbation requise 
  •  Carte désactivée → approbation requise 
• Configuration de paiement : 
  •  Carte activée → paiement en ligne 
  •  Carte désactivée → facturation à l’unité 
•  Icône du calendrier définie automatiquement sur ticket-moving

Notes complémentaires

•  L’application d’un modèle nécessite une confirmation et remplit automatiquement tous les champs de configuration. 
•  Les journées personnalisées existantes ne sont pas écrasées par les modèles. 
•  Les règles d’approbation et de paiement s’adaptent automatiquement selon la configuration de la carte de crédit de la propriété.

Tableau de bord Manager

Améliorations UI/UX et réorganisation des rapports

Partie 1 – Factures:

• Suppression des factures du tableau de bord principal.
• Nouvelle section créée : Une nouvelle rubrique Factures a été ajoutée sur le côté droit du tableau de bord. 
• Réorganisation des rapports : Les rapports de factures existants ont été déplacés vers la nouvelle section Factures et divisés en deux rapports distincts pour plus de clarté. 
• Placement du filtre : Un filtre a été ajouté en haut de la page. Le bouton “Appliquer” sera désactivé. 

Partie 2 – Requêtes:

• Renommage du tableau de bord: Le Tableau de bord Manager est désormais renommé Requêtes. 
• Extension des rapports de requêtes: La section Requêtes comprend désormais quatre rapports distincts issus du sujet des requêtes, offrant des analyses plus détaillées pour les managers. 

Impact:

GESTION DES RÉSERVATIONS (MANAGERS)

Expérience centralisée de réservation

•  Des filtres de type de réservation (séjour ou journalier — sélectionnés par défaut) 
•  Un sélecteur de dates basé sur un calendrier 
•  Des disponibilités mises à jour en temps réel 

•  Nom et description 
•  Image par défaut (ou “Coming Soon” si aucune image) 
•  Prix dynamique selon les dates 
•  Heures d’arrivée et de départ 

•  Consulter le détail des prix 
•  Voir les images 
•  Vérifier les règles et commodités 
•  Confirmer la disponibilité 
•  Compléter la réservation et le paiement 

L’interface est conçue pour être simple, claire et efficace.

Accès et permissions Manager

•  Seuls les utilisateurs ayant les droits de créer des requêtes pour d’autres peuvent y accéder 
•  Les réservations peuvent être créées pour le compte des résidents ou locataires
•  Les résidents et locataires n’ont pas accès à cette page, sauf permission spécifique 

•  Un meilleur contrôle des accès 
•  Une réduction des réservations non autorisées 
•  Une séparation claire des rôles 

Options de paiement

Méthodes disponibles

• Carte de crédit
• Facturation à l’unité

Fonctionnement

•  Les options sont configurées au niveau du calendrier 
• Les gestionnaires peuvent activer : 
  •  Carte de crédit 
  •  Facturation à l’unité 
  •  Ou les deux 
•  Lors de la création d’une réservation, le gestionnaire sélectionne le mode de paiement approprié 

Cas résidents / locataires

•  Si la facturation à l’unité est activée → facturation directe à l’unité 
•  Si la carte de crédit est requise → paiement obligatoire par carte 
•  Un locataire/occupant peut être limité à la carte de crédit uniquement 

Pour les gestionnaires

Fonctionnalités clés

•  Gestion centralisée des réservations 
•  Création de réservations pour le compte des utilisateurs 
•  Disponibilités en temps réel et prix dynamiques 
•  Visibilité complète des détails 
•  Options de paiement configurables 

Bénéfices

Pour les gestionnaires

•  Processus de réservation simplifié 
•  Meilleur contrôle des accès et permissions 
•  Flexibilité dans la gestion des paiements 
•  Réduction de la coordination manuelle 
•  Amélioration de l’efficacité opérationnelle 

Valeur globale pour le client

•  Une gestion centralisée et contrôlée des réservations 
•  Un contrôle d’accès basé sur les rôles 
•  Des options de paiement flexibles 
•  Une réduction des processus manuels 
•  Une meilleure efficacité pour les équipes de gestion 
•  Une expérience cohérente et professionnelle 

• Recevoir les rapports mensuels de consommation d’électricité envoyés par RVE.
• Payer la facture globale d’électricité à Hydro-Québec sans visibilité claire sur la consommation individuelle.
• Associer manuellement chaque borne de recharge à un espace de stationnement et à son copropriétaire.
• Créer manuellement des factures de Charges spéciales pour rembourser la consommation.

• Récupérer automatiquement la liste des bornes de recharge et leurs données de consommation.
• Associer chaque borne RVE à un espace de stationnement dans UpperBee.
• Lier chaque espace de stationnement au copropriétaire correspondant.
• Calculer automatiquement les montants à refacturer.
• Générer des Charges spéciales préremplies.

• Identifier précisément quel copropriétaire a consommé quelle quantité d’électricité.
• Accéder aux données détaillées par borne.
• Maintenir des registres clairs pour audit et transparence.

• Éliminer l’association manuelle entre rapports RVE et stationnements.
• Appliquer automatiquement le tarif configuré par kWh.
• Générer des factures de Charges spéciales préremplies.

• Réduire significativement les tâches administratives.
• Générer des charges en quelques clics.
• Éviter la création répétitive de factures manuelles.

• Minimiser les erreurs humaines de calcul.
• Assurer une application uniforme des tarifs.
• Associer automatiquement chaque charge au bon copropriétaire.

• Chaque résident est facturé uniquement selon sa propre consommation.
• Chaque facture est générée individuellement.
• Les résidents ne peuvent pas consulter la consommation ou la facturation des autres.

• Entrer et enregistrer une clé API RVE.
• Valider instantanément les identifiants.

• Invalide → Un message d’erreur s’affiche (ex. « Identifiants invalides. Veuillez vérifier votre clé. »)
• Expirée ou révoquée → Une alerte invite à réauthentifier la connexion.

• La clé API expire ou est renouvelée.
• L’intégration est déconnectée manuellement.
• Le jeton est révoqué.
• RVE impose de nouveaux niveaux d’autorisation.

• Le système récupère les données des bornes et des espaces de stationnement depuis RVE.
• Le gestionnaire associe chaque borne RVE à un espace de stationnement UpperBee.
• Chaque espace est lié à l’unité du copropriétaire correspondant.
• Un tarif global par kWh peut être configuré (un seul prix pour tous).

• Nom / ID de la borne
• Nom de l’immeuble
• Données de consommation

• La recherche par nom de résident ou numéro d’unité.
• L’association et la réaffectation manuelle si nécessaire.
• La vérification manuelle des nouvelles bornes via « Vérifier les mises à jour ».

• Permet une facturation plus précise et transparente basée sur la consommation d’énergie
• Permet aux gestionnaires de modifier facilement le prix par kWh au besoin
• Offre une plus grande flexibilité dans la gestion des tarifs de recharge

• Le système vérifie si de nouvelles bornes ont été ajoutées depuis la dernière synchronisation.
• Si de nouvelles bornes sont détectées :
  • Une notification informe le gestionnaire.
  • Une redirection vers la page des paramètres RVE permet de compléter la configuration.
• Si aucune nouvelle borne n’est détectée :
  • Une fenêtre permet de sélectionner une plage de dates (facultatif).
  • Les données de consommation sont récupérées pour la période choisie.

• Nom du résident
• Numéro de stationnement
• Informations sur l’immeuble
• Données de consommation
• Statut de facturation (si déjà facturé pour la période sélectionnée)

• Date : Date du jour
• Numéro de facture : Généré automatiquement
• Identifiant : « RVE Charges »
• Description : Inclut ID RVE, nom de la borne, quantité consommée et plage de dates
• Quantité : 1
• Prix : Calculé automatiquement (kWh × tarif configuré)
• Total : Calculé automatiquement
• Compte facturé : Chargé automatiquement selon l’unité du résident

• Toute erreur lors de l’appel à l’API RVE est affichée dans une fenêtre d’alerte.
• Un lien direct permet d’accéder à la section d’association RVE pour corriger le problème.

• Le système invite le gestionnaire à entrer ses identifiants.
• Un lien redirige vers la page de configuration RVE.

• Moins de tâches administratives
• Cycles de facturation plus rapides
• Calculs précis et fiables
• Répartition équitable des coûts
• Meilleure satisfaction des copropriétaires

Améliorations

Notes – Amélioration des visibilités et des libellés

Nouveautés

• Note administrateur
•  Utilisée pour la gouvernance interne et le contexte administratif (visible par les membres du conseil et les gestionnaires). 
• Note restreinte
•  Pour les communications opérationnelles partagées avec des utilisateurs spécifiques (gestionnaires et destinataires). 
• Note de gestion
•  Pour la coordination interne entre les équipes et le personnel sur le terrain. 
• Note publique
•  Visible par tous pour assurer une transparence complète de l’historique du billet.

Changements

•  Libellés plus clairs en français et en anglais 
•  Meilleure cohérence à travers l’application 
•  Alignement amélioré entre l’objectif des notes et leur visibilité 

Important

Dernière semaine du mois

Nouvelles fonctionnalités

Améliorations